Over de standaard

Beschrijving

Formaat documentpublicatie

Lijst status
Verplicht (pas toe leg uit)

Uitleg

Nut

PDF is een formaat voor de uitwisseling van documenten waarvan de pagina opmaak vastligt. Het uitgangspunt van PDF is dat gebruikers documenten kunnen uitwisselen, bekijken en afdrukken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze worden aangemaakt, bekeken of afgedrukt.

ISO heeft een aantal versies van PDF gespecificeerd die duurzaam toegankelijk zijn.

Werking

Een PDF document bevat een complete beschrijving van de pagina's waaruit het document bestaat, inclusief tekst, lettertypen, afbeeldingen en opmaak.

We zien PDF vaak als één bestandsformaat maar PDF kent vele versies. ISO onderhoudt de algemene standaardformaten PDF 1.7 en 2.0. Daarnaast heeft ISO een aantal PDF standaardformaten voor specifieke toepassingen zoals PDF/A voor archivering en PDF/UA voor universele toegankelijkheid.

Er worden nog veel oudere versies van PDF gebruikt die niet door ISO worden ondersteund, bijvoorbeeld PDF 1.4, 1.5 en 1.6. Deze versies worden door een leverancier onderhouden, kwalificeren zich niet als open standaarden en kunnen dus beter niet worden gebruikt.

Trefwoorden
Documentformaat

Detailinformatie

Beheerorganisatie
ISO
Volledige naam
Documentbeheer - Draagbaar documentformaat
Waarvoor geldt de verplichting

Bij investering in systemen en software waarbij niet- of beperkt-reviseerbare documenten worden aangemaakt, bewerkt, gepubliceerd of gearchiveerd. Bijvoorbeeld kantoorsoftware, multifunctionele printer-scanners of documentgeneratiesystemen.

Implementatie

Domein
Document & (Web)Content
Hulpmiddelen

Forum Standaardisatie heeft samen met NOiV de Handreiking Open Documentformaten gepubliceerd.

Op de website van het Forum Standaardisatie staat een handleiding voor het produceren van duurzaam toegankelijke PDF.

CPV-code
48300000-1 Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit
Conformiteitstest

Het Europese project PREFORMA heeft een open source PDF/A checker gepubliceerd:

Daarnaast zijn online de volgende PDF checkers beschikbaar:

Dit zijn geen formele of normatieve conformiteitstesten.

Community en Organisaties

De PDF Association brengt gebruikers en leveranciers van PDF samen. De Open Preservation Foundation is een kenniscentrum voor duurzaam toegankelijke PDF.

Toetsingsinformatie

Functioneel toepassingsgebied

PDF moet worden toegepast op de uitwisseling en publicatie van niet- of beperkt reviseerbare documenten.

Organisatorisch werkingsgebied

Nederlandse overheden (Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen) en instellingen uit de (semi-) publieke sector.

Toelichting bij opname

De ISO standaarden PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF 1.7 zijn op verschillende momenten aangemeld en op de pas-toe-of-leg-uit lijst van het Forum Standaardisatie geplaatst. Welke van deze standaarden gebruikt moet worden hangt af van de toepassing:

  • Als de informatie bestemd is voor online publicatie, bedenk dan eerst of er een reden is dat de informatie als document moet worden gepubliceerd. Als dat niet het geval is, overweeg dan publicatie in html, als web-pagina. Bedenk dat (PDF) documenten minder goed leesbaar zijn op mobiele apparaten, dat informatie in documenten minder goed vindbaar is voor zoekmachines, en dat (PDF) documenten minder goed toegankelijk te maken zijn dan html pagina's.
  • Als een document archiveerbaar moet zijn, moet het aan PDF/A-1 of PDF/A-2 voldoen. Beide zijn gepaste formaten.
  • Als een document niet archiveerbaar hoeft te zijn, dan moet het aan PDF 1.7 of PDF/A-1 of PDF/A-2 voldoen. De drie formaten zijn toegestaan aangezien het allemaal open standaardformaten zijn.

De PDF/A-1 en PDF/A-2 standaarden hebben drie toegankelijkheidsniveaus:  "basic" (b), "unicode" (u) en "accessible" (a). Streef ernaar om het toegankelijkheidsniveau a te gebruiken, dus PDF/A-1a of PDF/A-2a. Dit is het meest doorzoekbare en toegankelijke formaat.

De meeste documenten die de overheid publiceert of verstuurt moeten ook digitaal toegankelijk zijn. De PDF/UA specificatie (NEN-ISO 14289-1) beschrijft een PDF indeling die aan veel toegankelijkheidscriteria voldoet.  PDF/UA is aangemeld voor plaatsing op de pas-toe-of-leg-uit lijst, maar nog in procedure en daarom nog niet verplicht. PDF/UA is (deels) compatibel met PDF/A-2a en PDF 1.7, het is dus mogelijk om een PDF document te maken dat zowel duurzaam toegankelijk als digitaal toegankelijk is.

Datum van besluit
2009-11-18
Europese status (MSP)
Ja