Status

Lijst status
Verplicht (pas toe leg uit)
Functioneel toepassingsgebied

PDF moet worden toegepast op de uitwisseling en publicatie van niet- of beperkt reviseerbare documenten.

Organisatorisch werkingsgebied

Nederlandse overheden (Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen) en instellingen uit de (semi-) publieke sector.

Europese status
Ja

Nut en werking

Typering

Formaat documentpublicatie

Nut

PDF is een formaat voor de uitwisseling van documenten waarvan de pagina opmaak vastligt. Het uitgangspunt van PDF is dat gebruikers documenten kunnen uitwisselen, bekijken en afdrukken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze worden aangemaakt, bekeken of afgedrukt.

ISO heeft een aantal versies van PDF gespecificeerd die duurzaam toegankelijk zijn.

Werking

Een PDF document bevat een complete beschrijving van de pagina's waaruit het document bestaat, inclusief tekst, lettertypen, afbeeldingen en opmaak.

We zien PDF vaak als één bestandsformaat maar PDF kent vele versies. ISO onderhoudt de algemene standaardformaten PDF 1.7 en 2.0. Daarnaast heeft ISO een aantal PDF standaardformaten voor specifieke toepassingen zoals PDF/A voor archivering en PDF/UA voor universele toegankelijkheid.

Er worden nog veel oudere versies van PDF gebruikt die niet door ISO worden ondersteund, bijvoorbeeld PDF 1.4, 1.5 en 1.6. Deze versies worden door een leverancier onderhouden, kwalificeren zich niet als open standaarden en kunnen dus beter niet worden gebruikt.

Trefwoorden

Detailinformatie

Volledige naam
Documentbeheer - Draagbaar documentformaat
Beheerorganisatie
ISO

Toepassing

Community

De PDF Association brengt gebruikers en leveranciers van PDF samen. De Open Preservation Foundation is een kenniscentrum voor duurzaam toegankelijke PDF.

Hulpmiddelen

Forum Standaardisatie heeft samen met NOiV de Handreiking Open Documentformaten gepubliceerd.

Op de website van het Forum Standaardisatie staat een handleiding voor het produceren van duurzaam toegankelijke PDF.

Conformiteitstest

Het Europese project PREFORMA heeft een open source PDF/A checker gepubliceerd:

Daarnaast zijn online de volgende PDF checkers beschikbaar:

Dit zijn geen formele of normatieve conformiteitstesten.

Toetsingsinformatie

Toelichting bij opname

De ISO standaarden PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF 1.7 zijn op verschillende momenten aangemeld en op de pas-toe-of-leg-uit lijst van het Forum Standaardisatie geplaatst. Welke documentstandaard moet worden toegepast hangt af van de situatie:

De afgebeelde beslisboom loopt je door de volgende overwegingen heen:

  1. Vraag je eerst af of een document wel de beste vorm is om je informatie op de website te publiceren. Vaak is er geen goede reden waarom je informatie als document moet aanbieden behalve dat het makkelijk is, en kan het eigenlijk beter in een web-pagina. Web-pagina's hebben voordelen tegenover documenten die je op een website zet. Ze zien er beter uit op mobiele apparaten, zijn beter vindbaar, ze houden bezoekers op je site, je kan er analytics op doen, en...ze zijn makkelijker toegankelijk te maken.
  2. Als je de informatie echt als document moet publiceren, is het dan de bedoeling dat de ontvanger je document bewerkt? Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als je een spreadsheet publiceert. Publiceer het document dan in ieder geval ook in ODF. Vermijd publicatie in alleen een leveranciersafhankelijk format zoals Excel of Word.
  3. Meestal hoeft de ontvanger het document niet te bewerken. Beoordeel hoeveel van je gebruikers het document op mobiele apparaten zullen bekijken. Bedenk dat 50% van het bezoek op overheidswebsites tegenwoordig al van smartphones en tablets komt! Het open standaard format EPUB 3.0 past zich veel beter aan op verschillende mobiele apparaten dan PDF. Moderne browsers kunnen EPUB 3.0 lezen, net als de meeste (PDF) readers. Overweeg daarom EPUB 3.0 als serieus alternatief.
  4. Een document op een overheidswebsite moet vrijwel altijd voldoen aan de digitale toegankelijkheidswetgeving. In een enkel geval kan er zich een uitzondering voordoen. Publiceer het document dan tenminste in PDF/A format zodat het een duurzaam toegankelijk open standaard format heeft. Zowel PDF/A-1 als PDF/A-2 zijn goed.
  5. Als je software PDF/UA ondersteunt, gebruik dan dit format. PDF/UA is een digitaal toegankelijk PDF format. Als het document ook te archiveren moet zijn, dan heb je twee opties. Als je software het toelaat kun je een document maken dat aan zowel de PDF/UA als de PDF/A-2 standaard voldoet. Lukt dat niet, dan kun je het document ook afzonderlijk in PDF/UA en PDF/A publiceren.
  6. Als publicatie in PDF/UA geen optie is, publiceer dan in PDF/A-1a of PDF/A-2a (beiden zijn goed) en zorg dat het document voldoet aan de WCAG 2.1 toegankelijkheidsrichtlijnen.

 

Datum van besluit
2009-11-18

Overig

Waarvoor geldt de verplichting

Bij investering in systemen en software waarbij niet- of beperkt-reviseerbare documenten worden aangemaakt, bewerkt, gepubliceerd of gearchiveerd. Bijvoorbeeld kantoorsoftware, multifunctionele printer-scanners of documentgeneratiesystemen.

CPV-code
48300000-1 Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit