Digitale toegankelijkheid, hoe pak je dat aan in de praktijk?
Content
Iedere Nederlander moet de diensten van de digitale overheid kunnen gebruiken. Dus ook mensen met een tijdelijke of permanente functiebeperking. Je mag niet afhankelijk zijn van de hulp van anderen om met de overheid te communiceren.
Informeren, ondersteunen en handhaven
Dit magazine laat zien hoe je digitale toegankelijkheid kan aanpakken met drie lijnen van actie: informeren, ondersteunen en handhaven. En we bekijken hoe organisaties van de overheid dat in de praktijk doen.
Eén op de vijf
Eén op de vijf Nederlanders heeft een beperking en kan moeite hebben om digitale diensten te gebruiken: blinden, slechtzienden, kleurenblinden, dyslectici, doven, slechthorende, mensen met een motorische of cognitieve beperking, en ouderen.
En wat dacht je van tijdelijke of situationele beperkingen? Bijvoorbeeld als je een video in een stiltecoupé bekijkt of bij het skiën je pols gebroken hebt?
Wettelijk verplicht
Digitale toegankelijkheid is in heel Europa wettelijk verplicht sinds 23 september 2018. Als de overheid niet voldoet kan Europa sancties opleggen aan Nederland. De regering kan die doorbelasten aan de organisaties die niet voldoen. En de Wet Digitale Overheid maakt het voor een hoger bestuursniveau mogelijk in te grijpen als een organisatie in gebreke blijft.
Vragen?
Stel ze aan het expertisecentrum digitoegankelijk.nl.
Sluit je aan bij de community voor digitaal toegankelijk publiceren digitaaltoegankelijk.pleio.nl.
Kijk hier voor de grafische weergave van dit digitale magazine.
Informeren, hoe pak je dit aan?
Zorg dat het bewustzijn over digitale toegankelijkheid in de hele organisatie groeit. Iedere medewerker die documenten maakt, moet basiskennis hebben om een document al vanaf de creatie digitaal toegankelijk te maken.
Kennis opbouwen
De organisatie moet kennis over digitale toegankelijkheid opbouwen en onderhouden. Deze kennis moet in de hele organisatie aanspreekbaar zijn, bijvoorbeeld doordat elk team een aanspreekpunt voor vragen over digitale toegankelijkheid heeft.
De hele organisatie betrokken
Digitale toegankelijkheid is geen ICT probleem maar een organisatorische opgave. De hele organisatie, het bestuur en het management moeten continu betrokken zijn. Verwacht niet dat de afdeling Communicatie dit alleen kan oplossen.
Informeer het management en bestuur van je organisatie over hun verantwoordelijkheid. Alleen met hun steun kun je een effectief toegankelijkheidsbeleid uitvoeren.
Informeren, voorbeelden uit de praktijk
Zorg dat het bewustzijn over digitale toegankelijkheid in de hele organisatie groeit. Iedere medewerker die documenten maakt, moet basiskennis hebben om een document al vanaf de creatie digitaal toegankelijk te maken.
De Inspectie van het Onderwijs organiseerde in de hele organisatie een campagne over digitale toegankelijkheid. Ook kregen de inspecteurs allemaal een training met praktische informatie hoe ze hun rapporten digitaal toegankelijk kunnen maken. En DUO DUO geeft nieuwe ICT medewerkers een masterclass digitale toegankelijkheid.
Inspectie van het Onderwijs
De Inspectie van het Onderwijs heeft een organisatie-brede campagne opgezet rondom digitale toegankelijkheid. Er werden posters in het gebouw opgehangen, er kwam een pagina op het portal met tips en informatie en werd er in de lijncommunicatie aandacht besteed aan digitale toegankelijkheid. Bij een lunchlezing kwam een ervaringsdeskundige met visuele beperking het belang van digitale toegankelijkheid toelichten. De inspecteurs van de Inspectie van het Onderwijs krijgen allemaal een training met praktische informatie hoe ze hun rapporten digitaal toegankelijk maken. De aanwezigheid van ‘ambassadeurs’ voor digitale toegankelijkheid in de afdelingen bleek ook effectief te werken.
Deze ‘ambassadeurs’ zijn medewerkers die nauw contact hebben met de communicatie afdeling en dienen als aanspreekpunt voor digitale toegankelijkheid binnen een afdeling.
Het Management van de Inspectie van het Onderwijs zorgde ervoor dat de communicatie afdeling bij de Directie aandacht mocht vragen voor digitale toegankelijkheid. De Directie stelde middelen beschikbaar en de afdeling Communicatie rapporteert nu direct aan de Directie over de voortgang. Doordat Management en Directie inzien dat digitale toegankelijkheid tijd en middelen vereisen, krijgt het plan van aanpak vleugels.
DUO
DUO geeft nieuwe ICT medewerkers een masterclass digitale toegankelijkheid. Hierin moeten ze applicaties met gesimuleerde toegankelijkheids-gebreken verbeteren. Door de omvang van de organisatie krijgen medewerkers van DUO hun training digitale toegankelijkheid via e-learning.
Ondersteunen, hoe pak je dit aan?
Processen, systemen en kantoorsoftware in de organisatie maken het gemakkelijk om digitaal toegankelijk te publiceren. Ga zoveel mogelijk uit van de processen en systemen die de organisatie al gebruikt en waar iedereen mee bekend is.
Bied informatie aan in de beste vorm voor weergave op tablets en mobiele telefoons, online zoeken en digitale toegankelijkheid. Dat is niet altijd PDF. Je kan informatie ook in meerdere vormen aanbieden, bijvoorbeeld HTML en PDF.
Geef hulpmiddelen
Medewerkers hebben concrete instructies en hulpmiddelen nodig. Gebruikt de organisatie al speciale editors, dan kan je die aanpassen voor digitaal toegankelijk publiceren. Gebruikt de organisatie gangbare kantoorsoftware dan kunnen sjablonen, plug-ins, checkers en de juiste (PDF-)export instellingen helpen. Duidelijke werkinstructies zorgen voor meer naleving.
Vanaf creatie
Documenten achteraf toegankelijk maken is erg kostbaar en blijkt vaak onwerkbaar.
Maak digitale toegankelijkheid onderdeel van alle processen en systemen zodat documenten en web content vanaf de creatie digitaal toegankelijk zijn. Documenten achteraf toegankelijk maken is erg kostbaar en blijkt vaak onwerkbaar. Ga uit van de processen en systemen die de organisatie al gebruikt, dan is de kans op succes het grootst.
Ondersteunen, voorbeelden uit de praktijk
Processen, systemen en kantoorsoftware in de organisatie maken het gemakkelijk om digitaal toegankelijk te publiceren. Ga zoveel mogelijk uit van de processen en systemen die de organisatie al gebruikt en waar iedereen mee bekend is.
Geonovum
Geonovum publiceert alle standaarden in HTML, maar auteurs kunnen gewoon in Word blijven werken. Een plug-in zorgt ervoor dat de Word-bestanden worden omgezet in Markdown.
Voorheen publiceerde Geonovum standaarden in PDF maar in 2017 de organisatie helemaal over op online publicatie in HTML. Ze gebruiken daarbij het open source publicatiesysteem Respec van W3C. Dit systeem is gemakkelijk aan te passen aan de huisstijl en gebruikersvriendelijk voor de auteurs, die in Word kunnen blijven werken. Maar het is vooral digitaal toegankelijk en heel gemakkelijk te navigeren voor de lezer.
Kijk bijvoorbeeld eens naar deze publicatie in HTML.
De Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer gebruikt digitaal toegankelijke sjablonen voor InDesign waar publicaties met afbeeldingen in hoge resolutie mee gemaakt kunnen worden. Verder heeft de Algemene Rekenkamer een stijlgids waarin medewerkers kunnen zien hoe ze om moeten gaan met tabellen en beeldelementen in rapporten.
Het kan ook helpen een digitaal toegankelijk content management systeem (CMS) te gebruiken. De Algemene Rekenkamer en de Inspectie van het Onderwijs gebruiken beiden het Platform Rijksoverheid Online voor hun website. Dit platform voldoet aan een groot aantal normen en richtlijnen, inclusief digitale toegankelijkheid. Ook Pleio biedt zo’n digitaal toegankelijk CMS.
Inspectie van het onderwijs
De Inspectie van het Onderwijs gebruikt een speciale rapporteditor voor het opstellen van de inspectierapporten. Als de medewerkers al gewend zijn hun rapporten in een speciale editor te schrijven, dan kan de editor gemakkelijk worden aangepast voor digitale toegankelijkheid en verandert er voor de medewerker bijna niets. Voor rapporten die nog in ‘gewone’ kantoorsoftware worden gemaakt, stelt de organisatie een digitaal toegankelijk sjabloon en duidelijke werkinstructies ter beschikking.
De gemeente Tilburg
Bij de gemeente Tilburg kunnen de medewerkers de digitale toegankelijkheid van hun content al tijdens het maken van webpagina’s controleren. Degenen die de content leveren krijgen hierdoor meer verantwoordelijkheid voor de digitale toegankelijkheid en er hoeft achteraf minder gecorrigeerd te worden.
Handhaven, hoe pak je dit aan?
Content die niet digitaal toegankelijk is, kan en mag niet meer op de website komen. Dat geldt ook voor documenten! Handhaven werkt alleen als het bestuur en management het beleid voor digitale toegankelijkheid onderschrijven.
Wees duidelijk
De organisatie vraagt om duidelijkheid en een welomschreven beleid. Leg verantwoordelijkheden vast en maak deze kenbaar aan de organisatie. Stel een Accessibility Officer aan. Maak een concreet plan van aanpak dat door het management gedragen wordt.
Aanbestedingen
Vraag digitale toegankelijkheid onomstotelijk uit bij aanbestedingen. Eis van leveranciers dat ze bewijzen dat het geleverde product digitaal toegankelijk is. Neem geen genoegen met leveranciers die vage beloftes doen zonder zich contractueel te binden. Vraag door hoe zij de digitale toegankelijkheid van hun producten garanderen. Een leverancier die niet digitaal toegankelijk kan leveren, is geen serieuze marktpartij.
Definition of done
Digitale toegankelijkheid wordt een verplicht element van het ontwikkelproces door het onderdeel te maken van de ‘definition of done’.
Handhaven: voorbeelden uit de praktijk
Content die niet digitaal toegankelijk is, kan en mag niet meer op de website komen. Dat geldt ook voor documenten! Handhaven werkt alleen als het bestuur en management het beleid voor digitale toegankelijkheid onderschrijven.
De Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer heeft een duidelijk toegankelijkheidsbeleid waarin de verantwoordelijkheden van het Team Communicatie en de auteurs van de rapporten staan beschreven. Het toegankelijkheidsbeleid stelt dat de publicaties altijd aan de wettelijke eisen moeten voldoen. Als het niet lukt om een complex element van een publicatie digitaal toegankelijk te maken, dan moet een digitaal toegankelijk alternatief worden aangeboden.
DUO
Bij DUO stelde het Bestuur een Chief Accessibility Officer aan die zich sinds 2020 voltijd bezig houdt met het digitale toegankelijk maken van de organisatie. Hiermee brengt DUO de coördinatie van digitaal toegankelijk publiceren in een duidelijke functie onder. DUO wil digitale toegankelijkheid onderdeel maken van de ‘Definition of Done’ van hun Agile ontwikkelprocessen. Dan is het voor een ontwikkelteam glashelder dat ze er niet omheen kunnen.
De gemeente Tilburg
Als je organisatie graag met een leverancier werkt die aangeeft niet digitaal toegankelijk te kunnen leveren, dan kun je er ook voor kiezen om samen te werken. Gemeente Tilburg koos ervoor om hun kennis te delen met de leverancier en de website in samenwerking met de leverancier digitaal toegankelijk te maken. In de toekomst is de leverancier dan goed ingespeeld op de eisen van de organisatie en die van toekomstige klanten.
Inspectie van het Onderwijs
Bij de Inspectie van het Onderwijs hebben onderzoekers heldere werkinstructies voor het opstellen van digitaal toegankelijke themarapporten. De Redactie controleert alle content voordat deze online komt.
Geonovum
Bij Geonovum helpen de beheerders van het document systeem de auteurs met hun publicaties en zorgen dat deze aan alle eisen voldoen voor ze online gaan.
Waar moet ik beginnen?
Als je organisatie verschillende websites heeft en veel documenten online publiceert, dan lijkt Digitale toegankelijkheid al gauw een onmogelijke opgave. Het valt best mee! Kijk eens hoe je organisatie informatieveiligheid en privacy aanpakt. Zo kun je digitale toegankelijkheid ook benaderen.
Laat je niet ontmoedigen door de ontoegankelijke content en duizenden documenten die al op je website staan. Kijk vooruit en zorg dat je organisatie vat krijgt op digitaal toegankelijk publiceren.
Begin met de verklaring
Volgens de wet moeten websites een toegankelijkheidsverklaring hebben. Niet alle content hoeft digitaal toegankelijk te zijn. Wel moet de organisatie een concreet plan van aanpak laten zien om in control te raken en dit plan continu naleven.
Er bestaat geen door de overheid erkend waarmerk voor digitale toegankelijkheid. Het hebben van een waarmerk is niet voldoende en niet nodig.
Test jouw organisatie
Test je website en PDF-bestanden met deze hulpmiddelen.
Test je website eens met deze zelftest. En check PDF-bestanden op je website met deze checker. Deze tests zijn niet volledig. Voor de toegankelijkheidsverklaring moet je je website laten testen door professionals. Doe dat ieder jaar.