Open documentformaten en leveranciersformaten
Content
Open Document Format (ODF) is een open standaard voor het creëren en bewerken van documenten via kantoorsoftware. ODF is de open tegenhanger van leverancierspecifieke formaten zoals .docx voor tekst of .pptx voor presentaties. Wat is ODF precies? En hoe verhoudt ODF zich tot de andere (leverancierspecifieke) formaten voor kantoorsoftware?
Typen ODF
Open Document Format (ODF) is een verzamelnaam voor de verschillende genoemde typen toepassingen. De bekendste zijn:
• .odt (OpenDocument Text): voor tekstverwerking
• .ods (OpenDocument Spreadsheet): voor spreadsheets
• .odp (OpenDocument Presentation): voor presentaties
ODF is een open standaard die vrijwel alle kantoorapplicaties kunnen openen en bewerken.
Hoe werkt een ODF-bestand?
Een ODF-bestand is een gecomprimeerd ZIP-archief dat verschillende XML-bestanden bevat. Deze XML-bestanden definiëren hoe inhoud, stijlen, en metadata kunnen worden vastgelegd van een document.
ODF-bestanden blijven ook in de toekomst goed toegankelijk en bewerkbaar, doordat ODF onafhankelijk is van specifieke leveranciers. Met leveranciersgebonden bestandsformaten is ook voor de langere termijn leveranciersgebonden software nodig om de informatie in de bestanden te kunnen lezen. Of er is een intensieve inzet nodig voor ondersteuning via zogenoemde ‘reversed engineering’-proces. Door met open bestandsformaten en open standaarden te werken is er geen specifieke leverancierssoftware met terugwerkende kracht nodig om deze bestanden te openen.
Gebruik van ODF in de praktijk
Binnen organisaties, waaronder overheden, is Microsoft 365 Enterprise (voorheen: Microsoft Office Enterprise) doorgaans de standaard kantoorsoftware op de werkplek via het gebruik van leverancierspecifieke bestandsformatenzoals .docx, .pptx en .xlsx (OOXML). Deze applicaties ondersteunen het creëren, raadplegen en bewerken van ODF-bestanden in zekere mate.
In de praktijk stuurt de gebruikerservaring echter op het gebruik van de door leverancier geprefereerde bestandsformaten. De gebruikerservaring is niet gelijkwaardig tussen het ‘eigen’ formaat en ODF. Hierdoor wordt een leveranciersafhankelijkheid gecreëerd.
Gerelateerde standaard: OOXML
Office Open XML (OOXML) is een alternatief voor ODF. OOXML is net als ODF een bovenliggende standaard die bepaalt hoe documenten intern zijn opgebouwd. Denk aan .docx (tekstdocumenten), .xlsx (spreadsheets) en .pptx (presentaties).
Ook OOXML-bestanden zijn gecomprimeerde ZIP-archieven die meerdere XML-bestanden bevatten. OOXML heeft een complexe en minder gebruiksvriendelijke structuur in vergelijking met ODF.
Hoe open is OOXML?
OOXML werd in 2016 goedgekeurd als internationale standaard door ISO/IEC onder de naam ISO/IEC 29500. De goedkeuring van OOXML, aangedragen door Microsoft, als ISO-standaard was controversieel. OOXML wordt daarom gezien als ‘halfopen’. OOXML komt niet voor op de lijst open standaarden van Forum Standaardisatie.
Het feitelijke gebruik van OOXML via leverancierssoftware (OOXML Transitional) wijkt af van de normatieve ISO-standaard (OOXML Strict). Hierdoor voldoet het formaat in de praktijk beperkt aan de criteria voor een open standaard. OOXML is weliswaar platformonafhankelijk doordat het gebruikmaakt van standaardtechnologieën zoals ZIP en XML, maar de formeel publieke specificatie is in de praktijk lastig eenduidig te implementeren zonder Microsoft-specifieke interpretaties.