Oplegnotitie Evaluatie Documentstandaarden

Vergadering: Forum Standaardisatie 11 februari 2026

Agendapunt: 5C

Documentnummer:  FS-20260211.5C1

Aan: Forum Standaardisatie

Van: Stuurgroep Open Standaarden

Versie: 1.0

Bijlagen: Evaluatie ODF en PDF

Rechten: CC0 publieke domeinverklaring

Ter bespreking

Oproep tot verhoogde inzet adoptie ODF voor digitale autonomie en leveranciers-onafhankelijkheid

Samenvatting

Open Document Format (ODF) is een open standaard voor het creëren en bewerken van documenten via kantoorsoftware. Vrijwel alle kantoorapplicaties kunnen documenten in ODF openen en bewerken. ODF is de open tegenhanger van leverancierspecifieke formaten zoals .docx voor tekst of .pptx voor presentaties.

Open Document Format (ODF) is een ondermaats toegepaste standaard in kantoorsoftware voor het creëren en bewerken van documenten, terwijl het strategisch belang ervan voor digitale autonomie en leveranciersonafhankelijkheid toeneemt. De huidige geopolitieke ontwikkelingen en de globale leveranciersmonopolie van kantoorsoftware en de bijbehorende leverancierspecifieke formaten vragen om een serieuze impuls voor de adoptie van ODF, in lijn met de recent verschenen Visie digitale autonomie en soevereiniteit van de overheid.

De Evaluatie Documentstandaarden (ODF en PDF) toont het strategisch belang aan om documentstandaarden een prominentere plek te geven in het beleidsdiscours en biedt een reeks aanbevelingen om de adoptie van ODF te intensiveren. 

Bespreekpunt

Het Forum Standaardisatie wordt gevraagd:

• kennis te nemen van de Evaluatie Documentstandaarden (ODF en PDF)
• onderstaande oplegger op de Evaluatie ODF te bespreken die ODF plaatst in de nieuwe overheidsvisie op digitale autonomie van de overheid
• op basis van deze oplegger en de conclusies en aanbevelingen uit de Evaluatie ODF een richtinggevend advies te geven aan NDS Raad om:
  • sturing te geven aan een uniforme aanpak op verminderen van afhankelijkheid van globale leveranciers op kantoorsoftware
  • stevig in te zetten op het versterken van adoptie van ODF t.b.v. digitale autonomie en leveranciersonafhankelijkheid.

Aanleiding

In het verleden is de adoptie van de ODF bij de overheid nooit echt goed van de grond gekomen, omdat de voorkeur werd gegeven aan een leverancier met een min of meer gesloten leverancierspecifieke standaard voor het creëren en bewerken van documenten. Via deze leverancierspecifieke standaard heeft de leverancier een monopolie positie verworven in kantoorsoftware. De bijbehorende leverancierspecifieke standaard voor documentcreatie en - bewerking heeft de afhankelijkheid van de overheid aan deze leverancier verstevigd.

Te lang is het debat over documentstandaarden zoals ODF technisch benaderd, terwijl het in wezen bestuurlijke keuzes betreft. Documentformaten zijn niet neutraal: ze bepalen hoe toegankelijk, herbruikbaar en controleerbaar overheidsinformatie is en in welke mate de overheid afhankelijk blijft van gesloten leveranciersecosystemen.

Belang ODF in transitie naar (Europese) alternatieven

In het licht van geopolitieke ontwikkelingen en de nationale inzet op digitale autonomie verdienen open documentstandaarden een prominentere plek in zowel het beleidsdiscours, als in het dagelijks praktisch gebruik. Dit geldt in het bijzonder voor ODF als strategisch instrument binnen de moderne werkplek. 

ODF is namelijk een essentiële standaard om de transitie van diensten van hyperscaler-leveranciers naar (Europese) alternatieven mogelijk te maken en daarbij interoperabiliteit tussen systemen (van verschillende leveranciers) te behouden. Vrijwel alle kantoorsoftware kunnen ODF-bestanden openen, creëren en bewerken waardoor er geen afhankelijkheid is van een bepaalde leverancier of software. Iets dat broodnodig zal blijken in de transitie naar alternatieve kantoorsoftware en de acceptatie ervan.

Prominentere plek voor ODF in beleidsdiscours 

ODF is een zodoende een essentieel instrument om de recent verschenen Visie digitale autonomie en soevereiniteit van de overheid van de rijksoverheid mogelijk te maken. Elementen uit deze Visie hebben directe raakvlakken met ODF. Zo is ODF een voorbeeld van “Door in te zetten op open standaarden en samenwerking binnen Europa, heeft de overheid grip op kritieke digitale processen en versterkt zij haar technologische zelfbeschikking.”, omdat het helpt aan de transitie naar Europese leveranciers bij  “de tien digitale technologieën (zoals cloud en kantoorsoftware) omschreven die vanuit het geopolitiek en geo-economisch perspectief het meest cruciaal zijn voor Nederland”.

Omdat de standaard open is, en door meerdere leveranciers (gratis) kan worden ondersteund, helpt zij aan “het voorkomen van lock-ins”. ODF is opgenomen op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst van het Forum Standaardisatie waar overheden zich aan moeten houden en is zo een invulling van het “door inkoopbeslissingen expliciet te toetsen op autonomie, soevereiniteit en publieke waarden.”, en “het inzetten van haar inkoopkracht voor het opschalen van Europese alternatieven.”

“De weg naar een versterking van onze digitale autonomie vraagt om een gefaseerde en pragmatische benadering, waarin bestaande leveranciers worden gecombineerd met Europese alternatieven en de inzet op overheidsbrede samenwerking centraal staat.” De ODF standaard entameert dat.

Afsluiting

De huidige geopolitieke ontwikkelingen vragen om een versnelling in een overheidsbrede aanpak. De NDS Raad is daarmee de gerede partij voor deze uniforme aanpak en stevige adoptie van ODF.

Wanneer het de overheid serieus is met digitale autonomie en met de inzet van Europese alternatieven, zal de overheid een uniforme aanpak moeten opstellen op verminderen van afhankelijkheid van globale leveranciers op kantoorsoftware en een serieuze impuls moeten geven aan de adoptie van de daarvoor benodigde standaard ODF. Dat is in lijn met de “langdurige” en “gerichte investeringen” die in de hierboven aangehaalde overheidsvisie op digitale autonomie benoemd worden.