Over de standaard

Beschrijving

Content-uitwisseling tussen CMS-/DMS-systemen

Lijst status
Verplicht (pas toe leg uit)

Uitleg

Nut

Met behulp van CMIS kunnen applicaties als Content Management Systemen (CMS) en Document Management Systemen (DMS) werken met content die afkomstig is uit verschillende repositories (een soort van opslagplaats voor ongestructureerde data), zonder nieuwe koppelingen te hoeven bouwen of gebruik te hoeven maken van leverancierseigen oplossingen. Het is hierdoor eenvoudiger om informatie en de bijbehorende metadata uit verschillende databases en over organisatiegrenzen heen uit te wisselen. Bovendien is het met CMIS eenvoudiger om te migreren van een systeem naar een ander systeem.

Werking

Content Management Interoperability Services (CMIS) is een open standaard die een scheiding mogelijk maakt tussen zogenaamde ‘content repositories’ en content applicaties. Hierdoor kunnen content (ongestructureerde data, zoals documenten en e-mails) en bijbehorende metadata (beschrijvende data) gemakkelijker worden uitgewisseld.

Trefwoorden
Internet
Metadata
Website
Zaakgegevens

Detailinformatie

Beheerorganisatie
OASIS
Volledige naam
Content Management Interoperability Services
Version
1.0
Waarvoor geldt de verplichting

Bij de aanschaf van een DMS en CMS systeem dient deze CMIS te ondersteunen, alleen als je van plan bent om gegevens uit te wisselen met andere DMS en CMS systemen.

Implementatie

Domein
Document & (Web)Content
Hulpmiddelen

De binnen de (semi)publieke sector veelgebruikte CMS en DMS-systemen Drupal, Hippo, TYPO3, SharePoint en Alfresco bieden allen ondersteuning voor CMIS v1.0. CMIS v1.1 wordt in ieder geval ondersteund door Alfresco Software Inc.

Community en Organisaties

CMIS v1.0 wordt door de ministeries van BZK, SZW en Financiën al enkele jaren gebruikt als koppelvlak voor het uitwisselen van documenten en metadata in en uit het document- en workflowmanagementsysteem Digidoc. Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) gebruikt CMIS v1.0 in de specificatie ‘Standaard Zaak- en Documentservices 1.0’. CMIS v1.0 en v1.1 zijn tevens opgenomen in de GEMMA Softwarecatalogus van Operatie NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-Overheid). De indienende partij, het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) gebruikt de standaard om vanuit het document managementsysteem van elke veiligheidsregio documenten te ontsluiten voor het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS).

Toetsingsinformatie

Functioneel toepassingsgebied

CMIS moet worden toegepast op het ontsluiten van ongestructureerde gegevens in content repositories van content management systemen (CMS’en) en van document management systemen (DMS’en), met als doel deze gegevens uit te wisselen met andere CMS’en en DMS’en.
Op 24 mei 2018 is de omschrijving van het functioneel toepassingsgebied door het Overheidsbrede Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) opnieuw bekrachtigd.

Organisatorisch werkingsgebied

Overheden (Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen) en overige instellingen uit de publieke sector.

Toelichting bij opname

Het functioneel toepassingsgebied stelt aan CMS  en DMS  systemen de eis om CMIS te ondersteunen bij het uitwisselen van ongestructureerde gegevens over de organisatiegrens heen. CMIS 1.0 kan ook voor andere content repositories gebruikt worden, maar dit wordt niet verplicht door de ‘pas toe of leg uit’-status.
CMIS is geen standaard voor recordmanagement. Een DMS of CMS systeem dat expliciet voor recordmanagement wordt gebruikt, valt dus buiten het toepassingsgebied en kan een ‘leg uit’ zijn voor het niet ondersteunen van de standaard. CMIS 1.0 specificeert vooral algemene basisfunctionaliteiten en biedt geen specifieke recordmanagement functionaliteiten, zoals bewaartermijnen van documenten en classificatie van gegevens op basis van onderwerp en categorie.
CMIS ondersteunt geen situaties waarin een meer uitgebreide structuur van het metadatamodel nodig is, zoals geneste data (subvelden van datavelden). In dat geval is een apart toepassingsprofiel nodig. Bij de ontwikkeling van een apart toepassingsprofiel moet CMIS wel worden overwogen als basis voor het toepassingsprofiel.   

In 2017 besloot het Forum Standaardisatie een standaardsyntaxis toe te passen op de beschrijving van de functioneel toepassingsgebieden van standaarden op de ‘pas toe of leg uit’-lijst. Aan de hand van deze syntaxis hebben we het functioneel toepassingsgebied van deze standaard CMIS aangepast. Dit is bekrachtigd door het Overheidsbrede Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) op 24 mei 2018. Een toelichting treft u in dit document.

Datum van besluit
2014-12-09
Datum van aanmelding
2013-09-26
Europese status (MSP)
Nee

Adoptieadviezen

Adoptieadviezen

Ten aanzien van de adoptie van de standaard werden de volgende additionele adviezen gedaan:

  1. Om tijdig op nieuwe ontwikkelingen rondom CMIS in te spelen is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen rondom de standaard. DGOBR heeft toegezegd om namens de Nederlandse rijksoverheid de monitoring te organiseren voor ontwikkelingen rondom CMIS en waar nodig een standpunt (van de Nederlandse rijksoverheid) in te brengen in de technische commissie CMIS bij OASIS.
  2. Het programma Digitale Taken Rijksarchieven 2015 heeft toegezegd om CMIS te betrekken in haar onderzoek naar interoperabiliteitseisen voor het rijksarchief. Verder gaat het programma na in hoeverre CMIS in combinatie kan worden gebruikt met de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie en het bijhorende Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid. De resultaten hiervan dienen gedeeld te worden met het Forum.
  3. Organisaties die binnen hun sector of domein over organisatiegrenzen heen documenten en andere ongestructureerde gegevens willen uitwisselen met behulp van CMIS en die (bovenop CMIS) een toepassingsprofiel nodig hebben, worden opgeroepen om dit toepassingsprofiel gezamenlijk voor de gehele sector te definiëren, zoals is gebeurd voor en door gemeenten.
  4. Het Forum Standaardisatie wordt opgeroepen om de gebruikservaringen met CMIS te verzamelen en te publiceren bij of na opname op de lijst. Denk hierbij in het bijzonder aan praktijkvoorbeelden, waarin CMIS en Digikoppeling en/of SAML gecombineerd worden toegepast.

Inkoop

Sjabloon-bestektekst

Voor Inkoop zal CMIS met name voorkomen onder de volgende categorieën en CPV codes:

  • 48000000-8 Software en informatiesystemen
  • 48222000-0 Software voor webserver
  • 48224000-4 Software voor webpage-editen
  • 72000000-5 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
  • 72330000-2 Diensten voor inhouds- of datastandaardisatie en –classificatie
  • 72413000-8 Diensten voor het ontwerpen van websites

Voor meer informatie over bestelteksten kunt u terecht in de handreiking "Vragen om Open Standaarden bij Inkoop". Zie ook https://www.forumstandaardisatie.nl/sites/bfs/files/atoms/files/fs-handreiking-vragen-om-open-standaarden-bij-inkoop_0.pdf.