Forumadvies MDTO

Vergadering: Forum Standaardisatie woensdag 10 december 2025

Agendapunt: 3B

Aan: Forum Standaardisatie

Van: Stuurgroep Open Standaarden

Rechten: CC0 publieke domeinverklaring

1 Advies

Het Forum Standaardisatie adviseert om MDTO te verplichten (‘Pas toe of leg uit’-verplichting) via plaatsing op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst van het Forum Standaardisatie.

Het voorgestelde functioneel toepassingsgebied voor MDTO is: MDTO moet worden toegepast bij de metadatering van overheidsinformatie ten behoeve van duurzame toegankelijkheid. Dit betreft metagegevens over informatieobjecten en hun representaties, die nodig zijn om de daarin vervatte overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, betrouwbaar, interpreteerbaar en toekomstbestendig te houden, binnen de context van informatiebeheerprocessen registreren, vernietigen, bewaren, beschikbaar stellen en migreren.

Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) is een standaard voor het eenduidig vastleggen en uitwisselen van metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken. Voor de volledigheid, met ‘duurzaam’ wordt in dit expertadvies bedoeld: ‘lange termijn’ (informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, betrouwbaar, interpreteerbaar en toekomstbestendig houden), en niet: ‘ecologische duurzaamheid’ (o.a. green IT-beweging).

In de rest van dit document wordt dit advies nader onderbouwd. Hoofdstuk 2 geeft een korte uitleg van het nut en belang van de standaard. Hoofdstuk 3 beschrijft het proces waarmee dit advies tot stand kwam, alsmede de vervolgstappen. Hoofdstuk 4 beschrijft de resultaten van de toetsing van de standaard op de inhoudelijke hoofdcriteria. Tot slot geeft hoofdstuk 5 aanvullende adviezen om de adoptie van de standaard te stimuleren. Het Forum Standaardisatie is voornemens om een jaar na plaatsing van MDTO de opvolging van deze adviezen te evalueren.

2 Korte beschrijving van de standaard

2.1 Over de standaard

Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) is een standaard voor het eenduidig vastleggen en uitwisselen van metagegevens tussen organisaties om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken. Het Nationaal Archief (NA) gebruikt zelf het begrip 'norm' voor MDTO waar het Forum Standaardisatie (en andere partijen) het begrip 'standaard' hanteert. Het NA geeft op de website een uitleg aan de eigen toepassing van het begrip 'norm'.

MDTO gaat over een specifieke set van metadata voor overheidsinformatie, die vaak (hoewel niet altijd) al beschreven is met bestaande informatie- en gegevensmodellen, die voldoen aan bestaande standaarden voor informatie- en gegevensmodellering. MDTO voegt hier een specifieke set van metadata aan toe, ten behoeve van duurzame toegankelijkheid. MDTO is hiermee nadrukkelijk niet bedoeld als vervanger voor de andere metagegevensstandaarden. Elke standaard heeft zijn eigen toepassingsgebied en doel en is als zodanig onmisbaar naast MDTO. Veel van deze metagegevens dragen ook bij aan de vindbaarheid en interpreteerbaarheid van informatie. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het zogenoemde koppelvlak. Dit is een technische voorziening die ervoor zorgt dat verschillende informatiesystemen gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Daarnaast kan het gebruikers toegang bieden tot informatie uit die systemen, bijvoorbeeld via een website.

MDTO bestaat uit de modules die samen de standaard MDTO vormen. Daarnaast heeft MDTO ondersteunende modules (ook wel handreikingen) en ondersteunende bijlages. De ondersteunende modules en bijlages zijn te vinden in het specificatiedocument. Het Nationaal Archief meldt de volgende modules van MDTO aan om te verplichten (‘Pas toe of leg uit’) aan de overheid, als de standaard MDTO:

• Metagegevensschema: Beschrijving van de structuur, de relaties en betekenis van de metagegevens, en de waarden die zijn toegestaan.
• Begrippenlijsten: Specificatie van de begrippenlijsten die binnen het metagegevensschema gebruikt worden om de mogelijke waarden van bepaalde metagegevens aan te geven.
• XML-schema: Beschrijving van de XML-syntax waarin de metagegevens conform het metagegevensschema uitgewisseld worden. In de vorm van een XML Schema Definition (XSD), als tekst en als HTML, met daarbij een toelichting en voorbeelden.
• Specificatie Submission Information Package: beschrijving van de Submission Information Package. Een Submission Information Package (SIP) is een verzameling informatieobjecten met bijbehorende representaties en metagegevens. Een SIP is bedoeld om informatieobjecten uit te wisselen tussen informatiesystemen.
• Definitie van MDTO-conform: Uitleg wanneer een informatiesysteem aan MDTO voldoet. Er zijn twee niveaus van MDTO-conform. Minimaal MDTO-conform betekent dat de MDTO-metagegevens zijn vastgelegd en beschikbaar zijn. Maar het zegt niks over de vorm waarin deze metagegevens beschikbaar zijn. Volledig MDTO-conform voegt daar eisen aan toe over de vorm waarin de MDTO-metagegevens beschikbaar zijn en uitgewisseld (zowel export en import) worden.

2.2 Waarom is deze standaard belangrijk?

MDTO draagt bij aan de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, zodat deze informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar is – nu en in de toekomst. MDTO draagt bij aan de maatschappelijke opgave om overheidsinformatie blijvend toegankelijk te maken, zodat burgers, bedrijven, onderzoekers en journalisten ook in de toekomst kunnen rekenen op betrouwbare en vindbare informatie. Zonder duurzaam toegankelijke informatie is het onmogelijk om besluiten te reconstrueren, lessen te trekken uit het verleden of burgers inzicht te geven in de onderbouwing van beleid.

MDTO zorgt voor een eenduidige vastlegging en uitwisseling van metagegevens, zodat er bij het vastleggen geen waardevolle metagegevens worden vergeten en bij het uitwisselen geen foutgevoelige en bewerkelijke vertalingen nodig zijn. Daarmee verbetert MDTO de kwaliteit van metagegevens en verlaagt het de kosten voor uitwisseling.

MDTO draagt bij aan de drie publieke waarden uit de waardedriehoek van het Raamwerk Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO-raamwerk). Het DUTO-raamwerk beschrijft de eisen die aan overheidsinformatie en informatiesystemen worden gesteld om ervoor te zorgen dat informatie gedurende de hele levenscyclus vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar blijft. Het raamwerk vormt daarmee een belangrijk referentiekader voor de inrichting van informatiesystemen en processen binnen de overheid, en is een fundament waarop standaarden als MDTO voortbouwen.

Bovendien helpt MDTO overheidsorganisaties te voldoen aan de huidige en aankomende, nieuwe Archiefregeling, doordat het een gestructureerd instrument biedt om de verplichte metagegevens bij blijvend te bewaren informatieobjecten vast te leggen. De nieuwe Archiefregeling gaat voortkomen uit het wetsvoorstel nieuwe Archiefwet waarmee de Tweede Kamer op 18 februari 2025 heeft ingestemd.

3 Betrokkenen en proces

3.1 Gevolgde procedure

Nationaal Archief heeft MDTO op 29 februari 2024 aangemeld om te verplichten aan de overheid (‘Pas toe of leg uit’-verplichting). De aanmelding van MDTO door Nationaal Archief bij het Forum Standaardisatie vond gelijktijdig plaats met de aanmelding van TOOI door KOOP op verzoek van Bureau Forum Standaardisatie (BFS). Dit omdat beide standaarden gelieerd zijn en om mogelijke overlap van MDTO en TOOI in het functioneel toepassingsgebied zo vroeg mogelijk gedurende de vervolgprocedure inzichtelijk te krijgen. Nationaal Archief en KOOP hebben daarop bij BFS aangegeven de procedures van respectievelijk MDTO en TOOI parallel (maar niet gezamenlijk) te willen laten plaatsvinden.

De procedurebegeleider InnoValor Advies heeft op 2 mei 2024 een intakegesprek gevoerd met de indiener, in aanwezigheid van Bureau Forum Standaardisatie. In dit gesprek is onderzocht of MDTO voldoet aan de criteria om in procedure te worden genomen. De resultaten van het onderzoek zijn vastgelegd in het intakeadvies.

Op basis van het intakeadvies heeft het Forum Standaardisatie op 2 oktober 2024 besloten de standaard in procedure te nemen. Vervolgens heeft de procedurebegeleider in overleg met de indiener en Bureau Forum Standaardisatie een expertgroep samengesteld en een voorzitter aangesteld om de standaard te toetsen.

De leden van de expertgroep zijn op 17 maart 2025 bijeengekomen om de standaard te toetsen aan de criteria en geïdentificeerde aandachtspunten te bespreken. Tijdens deze bijeenkomst zijn ook het functioneel toepassingsgebied en organisatorisch werkingsgebied opgesteld. Tijdens de bijeenkomst kwamen de experts tot de conclusie dat het functioneel toepassingsgebied moest worden aangescherpt. Daarom is besloten tot het organiseren van een vervolgbijeenkomst met een kleinere groep experts om het functioneel toepassingsgebied nader te bespreken en op te stellen. Deze vervolgbijeenkomst heeft plaatsgevonden op 10 juni 2025. De uitkomst van het expertonderzoek is vastgelegd in het expertadvies. De uiteindelijke formulering van het functioneel toepassingsgebied is tot stand gekomen op basis van de uitkomsten van de expertsessies en de openbare consultatie.

Het Bureau Forum Standaardisatie publiceerde het expertadvies ter openbare consultatie via de website van Internetconsultatie van 5 september 2025 tot 6 oktober 2025. In de openbare consultatie zijn zeven openbare en vier niet-openbare reacties ontvangen. De reacties zijn aansluitend voorgelegd aan de indiener van de standaard.

Dit Forumadvies is opgesteld op basis van het expertadvies, reacties uit de openbare consultatie en inzichten van de leden van het Forum Standaardisatie. Indien het Forum Standaardisatie instemt met dit advies, wordt het aan het Overheidsbrede Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) ter besluitvorming voorgelegd.

3.2 Resultaat van het expertonderzoek

De geconsulteerde experts adviseren om MDTO te verplichten aan de overheid (‘Pas toe of leg uit’) via plaatsing op de 'Pas toe of leg uit'-lijst van het Forum Standaardisatie voor de metadatering van overheidsinformatie ten behoeve van duurzame toegankelijkheid. Dit betreft metagegevens over informatieobjecten en hun representaties, die nodig zijn om de daarin vervatte overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, betrouwbaar, interpreteerbaar en toekomstbestendig te houden, binnen de context van informatiebeheerprocessen registreren, vernietigen, bewaren, beschikbaar stellen en migreren. Experts gaven aan dat MDTO meerwaarde biedt ten opzichte van andere standaarden op de lijst open standaarden en dat het open standaardisatieproces van Nationaal Archief op onderdelen nog aandachtspunten kent.

Daarnaast geven de experts een aantal aanvullende adviezen. Deze adviezen worden in meer detail beschreven in hoofdstuk ‘5 Adviezen bij opname van de standaard’.

3.3 Resultaat van de openbare consultatie

In de openbare consultatie zijn zeven openbare en vier niet-openbare reacties ontvangen. Van de niet-openbare reacties mochten de namen van Rijkswaterstaat en de Gemeente Maashorst worden vermeld. De overige twee niet-openbare reacties zijn geaggregeerd opgenomen. De volledige reactie(s) (minus de niet-openbare reactie(s)) zijn in het consultatieverslag bijgevoegd. Hieronder volgt een samenvatting van de openbare reacties en niet-openbare) uit de openbare consultatie.

3.3.1 Reactie van Anoniem

De respondent benadrukt dat het verplichten van MDTO wenselijk is, zodat alle ministeries gelijktijdig en op uniforme wijze kunnen implementeren. Dit zou de uitvoering versnellen en de onderlinge afstemming bevorderen. De respondent geeft aan dat het moment rijp is om het advies van het expertteam over te nemen en tot implementatie over te gaan, met nadrukkelijke aandacht voor de bijbehorende aanbevelingen als integraal onderdeel van het advies.

3.3.2 Reactie van indiener Nationaal Archief op Anoniem

Indiener Nationaal Archief merkt op dat met plaatsing op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst wordt beoogd dat MDTO breder wordt geadopteerd door overheidsorganisaties. Daarnaast analyseren zij de aanbevelingen en nemen deze waar mogelijk over.

3.3.3 Reactie van H.R. Nooitgedagt (Wij Participeren)

De respondent geeft aan weinig kennis van MDTO te hebben, maar benadrukt dat burgers onvoldoende vertrouwen hebben in overheidscommunicatie.

3.3.4 Reactie van indiener Nationaal Archief op H.R. Nooitgedagt (Wij Participeren)

Indiener Nationaal Archief benadrukt dat MDTO bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid van informatie. Het Nationaal Archief stelt dat het belang van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie en de rol van MDTO hierin beschreven staan in paragraaf 2.2 van het expertadvies. Tot slot benadrukt de indiener dat een transparante en efficiënte overheid bijdraagt aan het vertrouwen.

3.3.5 Reactie van Gemeente Maashorst

De respondent merkt op dat in de beschrijving van het functioneel toepassingsgebied de verwijzing naar 'deze informatie' onduidelijk is. Volgens de respondent verwijst dit naar informatieobjecten en hun representaties, terwijl bedoeld lijkt te zijn de informatie die in deze objecten en representaties is vervat. De respondent licht toe dat informatieobjecten en hun representaties dragers van informatie zijn, niet de informatie zelf, zoals de huidige formulering impliceert. De respondent stelt voor de zin te wijzigen in: “Dit betreft metagegevens over informatieobjecten en hun representaties, die nodig zijn om de vervatte informatie vindbaar, ...”

3.3.6 Reactie van indiener Nationaal Archief op Gemeente Maashorst

Indiener Nationaal Archief geeft aan geen bezwaar te hebben tegen de voorgestelde aanpassing. Het onderschrijft de voorgestelde formulering: “Dit betreft metagegevens over informatieobjecten en hun representaties, die nodig zijn om de daarin vervatte informatie vindbaar, …”.

3.3.7 Reactie van Anoniem

De respondent ondersteunt de verplichting van MDTO voor de overheid via de ‘Pas toe of leg uit’-lijst. De respondent onderschrijft het nut van en het geformuleerde toepassingsgebied voor MDTO zoals beschreven in het expertadvies, vindt de geboden ondersteuning voldoende en zet zich in binnen de eigen gemeente voor draagvlak en begrip. Leveranciers zijn nog bezig met praktische invulling, maar de verwachting is dat werken met MDTO straks eenvoudiger wordt.

Tot slot wordt aangegeven dat binnen de gemeente van de respondent al wordt gewerkt aan de implementatie van MDTO en dat het positief is om te zien dat veel organisaties zich voorbereiden of al bezig zijn met de implementatie van de standaard.

3.3.8 Reactie van indiener Nationaal Archief op Anoniem

Indiener Nationaal Archief sluit zich hierbij aan. Het erkent dat organisaties MDTO soms indirect toepassen via andere standaarden die een mate van overlap kunnen hebben, zoals DCAT, en benadrukt dat dit goed moet worden uitgelegd. Daarnaast ondersteunt indiener Nationaal Archief organisaties actief bij het toepassen van MDTO. Dit geldt ook voor leveranciers, die tijdens een in samenwerking met de VNG georganiseerde bijeenkomst kennis kunnen opdoen over MDTO en de toepassing ervan.

3.3.9 Reactie van Rijkswaterstaat

De respondent beschouwt het advies om MDTO te verplichten als een logische en wenselijke stap richting verdere uniformering van het overheidsbreed informatiebeheer. Een verplichte toepassing kan volgens de respondent bijdragen aan meer consistentie, betere uitwisselbaarheid van gegevens en versterking van de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Tegelijkertijd benadrukt de respondent dat een dergelijke verplichting alleen meerwaarde heeft wanneer cruciale randvoorwaarden worden geborgd. De respondent wijst in dat kader op het belang van duidelijke samenhang en afstemming tussen MDTO en andere relevante standaarden, zoals TOOI, DCAT en ISO 19115. Ook noemt de respondent stabiel en transparant versiebeheer, goed toegankelijke en actuele documentatie, en de beschikbaarheid van voldoende kennis, begeleiding en ondersteunende middelen binnen overheidsorganisaties als noodzakelijke voorwaarden voor succesvolle implementatie. Daarnaast merkt de respondent op dat er momenteel een gebrek is aan toetsbare conformiteitseisen en aan praktische implementatieondersteuning. Dit bemoeilijkt volgens de respondent een consistente toepassing in de praktijk en vergroot het risico dat organisaties formeel aan de standaard voldoen zonder daadwerkelijk de beoogde kwaliteit te realiseren.

MDTO wordt gezien als een belangrijke, maar niet afdoende voorwaarde voor duurzaam toegankelijke informatie. Ook aanvullende metadata, organisatorische processen en technische voorzieningen blijven nodig om dit doel volledig te bereiken. Verder vraagt de respondent expliciet aandacht voor transparantie in het ontwikkelproces van MDTO, brede vertegenwoordiging van belanghebbenden in expertgroepen, en het ontwikkelen van instrumenten zoals validatietesten, implementatieprofielen en opleidingsmateriaal. Zonder deze borging bestaat volgens de respondent het risico dat de verplichtstelling leidt tot “papieren conformiteit” in plaats van daadwerkelijke verbetering van het informatiebeheer.

3.3.10 Reactie van indiener Nationaal Archief op Rijkswaterstaat

Indiener Nationaal Archief erkent de door de respondent benoemde aandachtspunten en onderstreept het belang van zorgvuldige afstemming en doorontwikkeling van MDTO binnen het bredere stelsel van metadatastandaarden. De samenhang met andere relevante standaarden, zoals TOOI, DCAT en ISO 19115, wordt actief meegenomen in lopende en toekomstige trajecten gericht op harmonisatie en interoperabiliteit. Het Nationaal Archief geeft aan dat MDTO nadrukkelijk is bedoeld om binnen dit stelsel een verbindende rol te vervullen, waarbij consistente toepassing tussen verschillende domeinen wordt bevorderd zonder de nodige flexibiliteit te verliezen.
Daarnaast onderzoekt het Nationaal Archief de mogelijkheden voor verbeterd versiebeheer en een transparanter publicatieproces rondom toekomstige versies van MDTO. Het doel is om gebruikers tijdig inzicht te geven in geplande wijzigingen en de impact daarvan op implementaties, zodat organisaties zich adequaat kunnen voorbereiden. Voor de technische validatie is reeds een XSD-schema beschikbaar, waarmee organisaties de conformiteit van hun metadata met MDTO kunnen toetsen. Aanvullende hulpmiddelen, zoals validatie- en implementatieprofielen, kunnen volgens het Nationaal Archief per organisatie of domein verder worden ingevuld met ondersteuning van het DUTO-raamwerk. Ter bevordering van kennisdeling en praktische implementatie verwijst het Nationaal Archief naar bestaande documentatie, trainingen en ondersteunende materialen die via de Kenniscommunity Informatie en Archief (KIA) en aanverwante kanalen beschikbaar zijn. Daarnaast worden nieuwe bijeenkomsten en kennissessies georganiseerd om overheden, leveranciers en andere betrokken partijen te ondersteunen bij het toepassen van MDTO in de praktijk. Het Nationaal Archief benadrukt dat MDTO niet wordt gepositioneerd als een totaaloplossing voor duurzaam toegankelijke informatie, maar als een essentiële bouwsteen binnen een breder geheel van standaarden, processen en voorzieningen. Duurzame toegankelijkheid vraagt volgens de indiener om een integrale aanpak waarin techniek, organisatie en beleid samenkomen. Tot slot geeft het Nationaal Archief aan te streven naar intensievere samenwerking met andere standaardbeheerders, verdere uitbreiding van praktijkvoorbeelden en een betere aansluiting op TOOI-waardelijsten en andere waardelijsten binnen de overheid. Hiermee wil het bijdragen aan een samenhangend en toekomstbestendig stelsel van metagegevensstandaarden dat de uitvoering van duurzaam informatiebeheer structureel ondersteunt.

3.3.11 Reactie van R.J. Wever (Regionaal Archief Rivierenland)

De respondent onderschrijft de verplichte toepassing van MDTO via de ‘Pas toe of leg uit’-lijst. Voor archieven vereenvoudigt dit migraties en bespaart het kosten, omdat conversies naar duurzame formaten nu veel werk vragen. De respondent is het eens met het voorgestelde functioneel toepassingsgebied van MDTO, maar vraagt zich af of ieder woord in “vindbaar, beschikbaar, leesbaar, betrouwbaar, interpreteerbaar en toekomstbestendig” nodig is, vooral het verschil tussen leesbaar en interpreteerbaar en de betekenis van toekomstbestendig. De respondent benadrukt dat het belangrijk is te benoemen dat niet alle metagegevens in MDTO horen. Hij merkt op dat in hoofdstuk 2 herhaaldelijk over data-uitwisseling wordt gesproken, terwijl ook XML wordt genoemd en wijst erop dat XML de afgelopen twintig jaar veel kritiek heeft gekregen als uitwisselformaat. De respondent stelt dat MDTO minimalistisch is, wat de kracht vormt voor duurzame toegankelijkheid en toepasbaarheid binnen alle overheden. De respondent adviseert meer transparantie via GitHub/GitLab en betere documentatie. Meerdere leveranciers bieden ondersteuning, en belangrijke stakeholders staan achter de adoptie. Tot slot sluit de respondent zich aan bij het tweede advies en benadrukt het belang van duidelijk en toegankelijk taalgebruik voor een internetpubliek, en vraagt om meer helderheid over de betekenis van aanvullende validatietesten bovenop de XSD.

3.3.12 Reactie van indiener Nationaal Archief op R.J. Wever (Regionaal Archief Rivierenland)
Indiener Nationaal Archief verwijst naar de DUTO-kenmerken uit het DUTO-raamwerk. In MDTO is ieder attribuut gekoppeld aan of meerdere van deze kenmerken. Het Nationaal Archief benadrukt dat bij leesbaar zowel mens als machine de informatie moet kunnen lezen. Het kan voorkomen dat een gebruikt bestandsformaat is verouderd en er geen geschikte software beschikbaar is om bestanden te openen, terwijl uit de metagegevens de context van het informatieobject kan worden opgemaakt. Bij 'toekomstbestendig' gaat het erom dat informatie nu en in de toekomst toegankelijk blijft voor iedereen die daar belang bij heeft. Veranderingen in techniek of organisatie mogen de duurzame toegankelijkheid niet negatief beïnvloeden.
Het Nationaal Archief adviseert tijdig te anticiperen op verouderde bestandsformaten, bijvoorbeeld door technische informatie in metagegevens vast te leggen. Het Nationaal Archief zal de SIP-specificatie bij verdere doorontwikkeling bekijken en staat open voor concrete voorstellen. Daarnaast zet het Nationaal Archief zich in om de relatie tussen TOOI en MDTO beter zichtbaar te maken. Het Nationaal Archief onderschrijft dat XML is verouderd en onderzoekt een JSON-versie van MDTO. Het Nationaal Archief merkt op dat er geen consensus is over een uitgebreide lijst van beperkingen zoals op KIA. Organisaties mogen deze lijst gebruiken, maar deze wordt niet beheerd. Metagegevens hebben betrekking op informatieobjecten, niet op metadata zelf. Het Nationaal Archief stelt dat organisaties beheerregels kunnen opstellen om bepaalde attribuut-waardenparen, zoals het attribuut

Betrokkene, af te schermen. Mogelijk kan
Privacy Enhancing Technology (PET) hierbij een oplossing bieden.
Het Nationaal Archief erkent de terechte punten over de documentatie en wil deze verbeteren, waarbij wordt gekeken naar hoe dit bij andere standaarden is ingeregeld, zoals Geonovum en de Open Raadsinformatie Archiefstandaard (ORI-A). Het werkt aan een aparte documentatie waarin het volledige metagegevensschema op één pagina wordt gepresenteerd en met respec-styling wordt gepubliceerd. Daarnaast wil het Nationaal Archief meer voorbeelden opnemen, zoals het toepassen van beperkingGebruik(Type) bij informatieobjecten van gemeenten, om gebruikers beter te ondersteunen met best practices en voorbeeldbestanden. Tot slot onderschrijft indiener Nationaal Archief dat het advies over validatietests verduidelijking behoeft. De conformiteit die MDTO beschrijft betreft deels bepaalde functies die aanwezig moeten zijn, maar niet hoe deze eruit moeten zien. Het DUTO-raamwerk kan organisaties helpen bij de invulling hiervan.
3.3.13 Reactie van L. Masselink (Regionaal Archief Rivierenland)
De respondent ondersteunt het advies om MDTO verplicht te stellen via de ‘Pas toe of leg uit’-lijst. Volgens de respondent is duidelijkheid nodig over wat precies verplicht wordt gesteld en voor wie, aangezien MDTO bestaat uit een metagegevensschema, een SIP-specificatie en een XML-schema. MDTO is vooral waardevol als blauwdruk voor het vastleggen van metagegevens in systemen, zodat migratie naar een e-depot eenvoudiger verloopt. Wel zou de documentatie meer aandacht moeten geven aan toepassing in informatiesystemen en het delen van best practices.
Ten aanzien van het toepassingsgebied merkt de respondent op dat de gelijkstelling van ‘overheidsinformatie’ en ‘informatieobjecten en hun representaties’ verwarrend is. Dit schept de verwachting dat MDTO alles dekt, terwijl de beperkte afbakening de standaard juist beheersbaar maakt en ruimte biedt voor aansluiting bij andere standaarden.
De respondent ziet kansen in de combinatie met TOOI en vraagt om meer symbiose tussen beide initiatieven. Ook onderschrijft de respondent dat MDTO goed bruikbaar is naast standaarden als Open Raadsinformatie Archiefstandaard (ORI-A), maar vraagt of de relatie met Informatiemodel ZaakTypeCatalogus (ImZTC) en Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) is onderzocht.
Verder pleit de respondent voor meer transparantie in het besluitvormingsproces, bijvoorbeeld via GitHub, en voor een permanentere rol van inhoudelijk betrokken experts in het beheer. Voor adoptie en implementatie adviseert de respondent om de MDTO-website gebruiksvriendelijker te maken, met een duidelijke indeling naar verschillende gebruikersgroepen. Daarnaast pleit de respondent voor beschikbaarstelling van MDTO in JSON, zodat implementatie in meer IT-omgevingen, zoals Woo-indexen en web-API’s, eenvoudiger wordt.
Tot slot onderschrijft de respondent de adoptieadviezen, maar voegt enkele aanvullingen toe. Bij het eerste advies vraagt de respondent om een duidelijk overzicht van hoe MDTO zich

verhoudt tot andere (meta)gegevensstandaarden. Bij het tweede advies stelt de respondent dat het mooiste zou zijn als MDTO geen eigen begrippenlijsten meer beheert, maar deze bij TOOI onderbrengt. Dat zorgt voor functiescheiding en interoperabiliteit, maar vraagt wel om een goede overlegstructuur. Bij het derde advies merkt de respondent op om verschillende gebruikersgroepen te identificeren en afzonderlijk te bedienen.
3.3.14 Reactie van indiener Nationaal Archief op L. Masselink (Regionaal Archief Rivierenland)
Indiener Nationaal Archief verwijst naar hoofdstuk 2.1 van het expertadvies, waarin wordt vermeld welke onderdelen van MDTO worden aangemeld om te verplichten. Op de website van het Nationaal Archief staat aangegeven welke onderdelen normerend zijn en welke niet. Het zwaartepunt ligt op het metagegevensschema niet op het XML-schema. Het vastleggen van metagegevens is nodig om duurzame toegankelijkheid van informatie mogelijk te maken. Deze metagegevens zijn ook noodzakelijk om het uitvoeren en achteraf verantwoorden van DUTO processen mogelijk te maken. Best practices zijn beschikbaar op KIA. Ook is er een stappenplan voor toepassing van MDTO en worden trainingen door derden aangeboden.
Het Nationaal Archief acht een voorstel tot verduidelijking waardevol en ondersteunt opname daarvan. Ook ziet het ziet mogelijkheden om meer voorbeelden toe te voegen in het metagegevensschema van MDTO, waarin zichtbaar wordt hoe waarden bij MDTO-attributen kunnen worden vastgelegd met behulp van waardenlijsten uit TOOI. De aanbevelingen over de relatie tussen MDTO en TOOI pakt het Nationaal Archief op.
Het Nationaal Archief erkent dat besluiten over MDTO van buitenaf moeilijk zichtbaar zijn en onderneemt stappen om GitHub en/of RESPEC te gebruiken, zodat inzicht in wijzigingen wordt geboden. Ook wordt er gewerkt met beheergroepen en externe experts die adviseren bij inhoudelijke vraagstukken en wijzigingsvoorstellen. Daarnaast werkt het aan verbeteringen in documentatie, geïnspireerd door standaarden als bij Geonovum en ORI-A, en onderzoekt het de mogelijkheid van een JSON-versie van MDTO. Ook benoemt indiener Nationaal Archief dat er wordt gewerkt met beheergroepen en externe experts die adviseren bij inhoudelijke vraagstukken en wijzigingsvoorstellen.
Het Nationaal Archief merkt op dat binnen het stelsel van metadatastandaarden vaak wordt gerefereerd aan het overzicht van standaarden op NORA. Omdat dit soms appels met peren vergelijken is, moeten binnen het stelsel de te beschrijven relaties worden besproken. Tot slot benoemt het Nationaal Archief dat het overdragen van begrippenlijsten naar TOOI een interessante gedachte is, maar dat hieraan voor- en nadelen kleven, zoals afhankelijkheid van KOOP. Dit kan een onderwerp zijn om met KOOP als beheerder van TOOI te bespreken.
3.3.15 Reactie van Anoniem
De respondent geeft aan dat de opname van MDTO als standaard waardevol wordt geacht: het standaardiseert metadata, ondersteunt bredere toepassingen dan alleen archivering (ook bijvoorbeeld vernietiging en Woo) en vergemakkelijkt migratie of overbrenging van gegevens naar archieven. Tegelijkertijd worden enkele praktische aandachtspunten genoemd: het

terugwerkend verplicht stellen van MDTO brengt kosten en risico’s mee, met name bij al gevormde archieven en informatiesystemen die niet zijn ingericht op de attributen van MDTO.
De beschrijving van het functioneel toepassingsgebied vraagt om verduidelijking van kernbegrippen zoals ‘informatieobject’ en ‘attribuut’. Voor wat betreft adoptie en implementatie wordt opgemerkt dat er wel veel informatie beschikbaar is, maar extra ondersteuning gewenst is. Concrete voorbeelden, casussen en sessies met verschillende disciplines zouden de implementatie bevorderen. Ten slotte is geconstateerd dat hoewel enkele leveranciers ondersteuning bieden voor MDTO, deze ondersteuning niet generiek is in alle applicaties, wat een belemmering kan vormen voor de uitrol van de standaard.
3.3.16 Reactie van indiener Nationaal Archief op Anoniem
Indiener Nationaal Archief wijst erop dat de website een stappenplan voor de toepassing van MDTO beschikbaar is. Een onderdeel richt zich op het gebruik van MDTO om te beoordelen of bestaande of legacy systemen voldoen aan de gestelde eisen. Hierbij kan een fit/gap analyse worden uitgevoerd, waarbij bij de ‘gaps’ wordt bekeken welke risico’s aanwezig zijn en of daar iets mee moet of kan worden gedaan, mede bezien vanuit kostenperspectief. Dit kan leiden tot doorontwikkeling van systemen of tot de aanschaf van een nieuw systeem als niets doen geen optie is.
Het Nationaal archief meldt dat het genoemde voorstel binnen de expertgroep MDTO is besproken, maar dat er geen consensus is bereikt over het opnemen van (delen van) de begrippenlijst in MDTO. Momenteel kan de lijst als externe begrippenlijst orden gebruikt, met de kanttekening dat deze niet beheerd wordt. Het Nationaal Archief biedt ondersteuning bij de toepassing van MDTO en blijft dit doen, bijvoorbeeld via presentaties of webinars. Daarnaast worden trainingen door derden aangeboden, met veel aandacht voor praktische toepassing. Best practices worden gedeeld via het KIA-platform; meer voorbeelden zijn altijd welkom. MDTO is geen raamwerk, zoals het DUTO-raamwerk dat wel is. Het Nationaal Archief organiseert samen met de VNG een bijeenkomst voor leveranciers, inclusief leveranciers van vakapplicaties. Doel is uit te leggen wat MDTO is, hoe het kan worden toegepast en welke ondersteuning geboden wordt. Leveranciers van vakapplicaties stellen momenteel slechts beperkt vragen over MDTO.
Tot slot merkt het Nationaal Archief op dat MDTO goed aansluit bij de specificaties over metagegevens in de Archiefregeling. Een vergelijking tussen de huidige Archiefregeling en MDTO is beschikbaar op KIA. Voor de nieuwe Archiefregeling zal deze analyse opnieuw worden uitgevoerd zodra de teksten definitief zijn. Een analyse van een concept voor de internetconsultatie lijkt eveneens een goede match te geven.

3.3.17 Reactie van N. Hoffmann (Geonovum)

De respondent geeft aan dat het voorgestelde functioneel toepassingsgebied van MDTO erg breed is geformuleerd, waardoor er een aanzienlijke overlap ontstaat met aanpalende standaarden zoals DCAT / DCAT-AP-NL en de Nederlandse profielen op ISO 19115 en ISO 19119. Dit leidt volgens de respondent tot onduidelijkheid bij organisaties die zowel aan ISO

19115/DCAT-AP-NL als aan MDTO moeten voldoen. De respondent betreurt het dat er tijdens het traject geen memo is opgesteld over de relatie tussen MDTO en DCAT/DCAT-AP-NL, terwijl tijdens de intake van MDTO al bekend was dat DCAT-AP-NL eveneens zou worden aangemeld bij het Forum Standaardisatie.

De respondent verzoekt, net als bij TOOI, een duidelijke beschrijving van de onderlinge verhouding tussen deze standaarden en om vanuit MDTO expliciet te maken dat ze naast elkaar kunnen worden gebruikt.

De respondent merkt op dat wordt gesuggereerd dat DCAT en ISO 19115 alleen op (geo-)datasets van toepassing zijn en dat dit voldoende onderbouwing biedt voor het aanvullende karakter. Volgens de respondent is de definitie van ‘informatieobject’ in MDTO echter zo generiek dat er juist sprake is van een grote overlap, zonder dat duidelijk wordt gemaakt hoe de verhouding precies ligt.
Tot slot merkt de respondent op dat het draagvlak vooral afkomstig lijkt uit organisatieonderdelen binnen de documentaire informatievoorziening en archivering. De standaard heeft echter ook grote impact op onderdelen binnen het data- en informatiedomein. De respondent vraagt zich af of de belangen van deze domeinen voldoende zijn meegenomen in de consultatie.

3.3.18 Reactie van indiener Nationaal Archief op N. Hoffmann (Geonovum)

Indiener Nationaal Archief merkt op dat op de website van Geonovum staat dat DCAT-AP-NL bestaat naast domeinspecifieke standaarden ISO 19115 en 19119 (het domein is het ruimtelijk domein). MDTO is van toepassing op overheidsinformatie in brede zin en kan dus ook informatie uit het ruimtelijk domein betreffen. Uitgaande van het doel van DCAT, zoals beschreven bij de versie van DCAT die op de lijst met aanbevolen standaarden staat, het bijdragen aan vindbaarheid en beschikbaarheid van datasets, zijn daar ook relaties te leggen met kenmerken van duurzame toegankelijkheid waarop MDTO zich richt, met name Vindbaar en Beschikbaar. Het expertadvies erkent dat er overlap bestaat en, zoals bij het antwoord op vraag 4 uit de openbare consultatie te lezen is, is er bereidheid om gezamenlijk te verkennen hoe de verhoudingen precies liggen.

Het Nationaal Archief meldt dat het zich tijdens de intakefase niet bewust was van dat DCAT-AP-NL zou worden aangemeld bij Forum Standaardisatie. Ten tijde van de intake van MDTO en TOOI was DCAT-AP-NL 3.0 nog niet vastgesteld en er zat ongeveer een jaar verschil tussen beide intakeadviezen. Geonovum had tijdens de intake voor DCAT-AP-NL contact kunnen opnemen met het Nationaal Archief om de behoefte te uiten, waarna het Nationaal Archief bereid was geweest om samen een memo op te stellen. De expertgroep gegevensmanagement van NORA heeft een eerste aanzet gedaan om inzicht te krijgen in de relaties tussen enkele semantische standaarden, maar dit vraagt opvolging. Het Nationaal Archief wil bijdragen aan het vergroten van dit inzicht, mits dit in samenwerking gebeurt. Als Geonovum samen met het Nationaal Archief de relatie tussen beide standaarden wil beschrijven, werkt het Nationaal hier graag aan mee. Tot slot benadrukt het Nationaal Archief dat er is gestreefd naar een evenredige vertegenwoordiging van experts uit diverse

overheidslagen, archiefinstellingen en leveranciers. Volgens het Nationaal Archief waren uitvoeringsorganisaties met complexe informatielandschappen vertegenwoordigd (via de Belastingdienst en het Kadaster). Daarnaast heeft een sessie plaatsgevonden tussen Geonovum en BFS om de input van Geonovum mee te nemen in de extra expertbijeenkomst.

3.3.19 Samenvatting niet-openbare reacties

De eerste respondent geeft aan geen voorstander te zijn van het verplichten van MDTO als uitwisselingsstandaard. Volgens de respondent is MDTO veel uitgebreider dan noodzakelijk voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer. De bestaande wetgeving bepaalt al welke metagegevens verplicht zijn, en dat is volgens de respondent voldoende. Ook het verplicht stellen van begrippenlijsten gaat te ver. De respondent pleit voor een uitgeklede standaard die het absolute minimum bevat en optioneel kan worden uitgebreid. Daarnaast verzet de respondent zich tegen het verplichten van MDTO als standaard voor vastlegging, omdat lang niet alle attributen en begrippenlijsten noodzakelijk zijn. De respondent benadrukt dat informatiebeheer al complex genoeg is en pleit voor een haalbare, begrijpelijke standaard die is gebaseerd op wet- en regelgeving en toepasbaar is voor zowel overheden als ICT-leveranciers.
De tweede respondent stelt dat het in theorie een goede idee is om MDTO verplicht te stellen. Het vastleggen van een metadataschema als ‘gewenst en gangbaar’ wordt gezien als noodzakelijk om samenwerking tussen organisaties te verbeteren. Volgens de respondent wordt echter binnen organisaties nog te vaak opnieuw het wiel uitgevonden door verschillen in processen en applicaties. MDTO wordt beschouwd als een geschikt instrument dat breed wordt gedragen door informatieprofessionals binnen de overheid, vooral voor toepassing van archiving by design. Tegelijkertijd vreest de respondent dat de verplichtstelling in de praktijk weinig effect zal hebben op de implementatie, aangezien bestaande knelpunten in informatiemanagement daarmee niet worden opgelost. De respondent stelt dat een verplichting alleen effectief zal zijn als ook de onderliggende problemen in organisatiebreed informatiebeheer worden aangepakt, en benadrukt dat een eventuele verplichting niet op zichzelf mag staan.

3.3.20 Reactie van Nationaal Archief op niet-openbare reacties

In reactie op de opmerkingen van de eerste respondent geeft de indiener Nationaal Archief aan dat MDTO goed aansluit bij de specificaties in de Archiefregeling over metagegevens. Er is een vergelijking beschikbaar op de Kenniscommunity Informatie en Archief (KIA). MDTO schrijft voor dat bij bepaalde attributen begrippen uit een lijst worden gebruikt, wat bijdraagt aan consistentie en kwaliteit van waarden. In de meeste gevallen voorziet MDTO zelf in deze begrippenlijsten, waarbij organisaties de ruimte behouden om eigen of externe lijsten te gebruiken, zoals TOOI. Daarnaast biedt MDTO een mechanisme om aanvullende metagegevens toe te voegen via het attribuut aanvullendeMetagegevens. Indiener Nationaal Archief volgt de reactie van de respondent daarom niet.
In reactie op de opmerkingen van de tweede respondent geeft de indiener Nationaal Archief geeft aan dat MDTO niet bedoeld is als totaaloplossing voor duurzame toegankelijkheid van informatie, maar hier wel een belangrijke bijdrage aan levert. Daarbij wordt gewezen op de koppeling met het DUTO-raamwerk, dat als referentiekader dient voor duurzaam informatiebeheer. Dit raamwerk helpt organisaties het belang van duurzaam toegankelijke informatie inzichtelijk te maken. Volgens het Nationaal Archief kan het stappenplan op de website organisaties ondersteunen bij het toepassen van MDTO op bestaande informatiesystemen, wat kan leiden tot doorontwikkeling of vervanging van verouderde systemen. Zo kan bij nieuwe aanschaf of ontwikkeling van systemen vooraf rekening worden gehouden met het archiveren by design-principe.

4 Toetsing op inhoudelijke criteria

Het Forum Standaardisatie hanteert vier inhoudelijke hoofdcriteria om te toetsen of een standaard in aanmerking komt voor verplichten (‘Pas toe of leg uit’) of aanbevelen aan de overheid.
1. Heeft de standaard toegevoegde waarde?
2. Zijn de standaard en het standaardisatieproces voldoende open?
3. Heeft de standaard voldoende draagvlak?
4. Is opname op de lijst een passend middel om de adoptie te bevorderen?
Ieder van deze hoofdcriteria heeft deelcriteria die staan beschreven op de website van het Forum Standaardisatie. Dit hoofdstuk beschrijft per criterium het resultaat van de toetsing.

4.1 Toegevoegde waarde

De toetsingsprocedure wijst uit dat MDTO voldoet aan het criterium ‘Toegevoegde waarde’. Door het gebruik van MDTO wordt informatie gestructureerd vastgelegd en eenduidig ontsloten. Dit verhoogt de vindbaarheid en herbruikbaarheid van gegevens. Hierdoor neemt de efficiëntie toe (minder zoektijd, minder dubbel werk) en verbetert de effectiviteit (betere onderbouwing van besluiten en consistente dienstverlening).

Een aantal reeds opgenomen standaarden op de lijst open standaarden met een ander toepassingsgebied, zoals DCAT (metadatastandaard voor het beschrijven van datasets) en de Nederlands metadataprofiel op ISO 19115 geografie (standaard voor metadata voor geo datasets; onderdeel van de Geo-standaarden), specificeert ook metagegevens, waarbij er sprake kan zijn van een bepaalde mate van overlap met hetgeen in MDTO is gespecificeerd. Het vastleggen van metagegevens aan de hand van een standaard als DCAT kan in die gevallen ook betekenen dat ook voor MDTO essentiële of relevante metagegevens worden vastgelegd. Zodoende is er overlap tussen deze standaarden en MDTO, maar kunnen ze elkaar ook versterken. Deze standaarden hebben echter andere toepassingsgebieden, specifiek voor (geo-)datasets. Ze raken elkaar maar hebben wel hun eigen doeleinde en toepassing, waardoor ze naast elkaar kunnen bestaan. MDTO biedt daarnaast meerwaarde ten opzichte van de Nederlandse Standaard voor het Beschrijven van Begrippen (NL-SBB), ook al bestaan er inhoudelijke raakvlakken. Het toepassingsgebied van MDTO is echter wezenlijk anders. Waar NL-SBB zich richt op het uniform modelleren van begrippen in conceptuele informatiemodellen en zo bijdraagt aan de ontwikkeling van een Federatief Datastelsel, richt MDTO zich specifiek op de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
MDTO is tegelijkertijd aangemeld met TOOI, een kennismodel voor officiële overheidsinformatie. MDTO en TOOI zijn geen concurrerende standaarden, maar zijn juist complementair aan elkaar. MDTO richt zich op het modelleren van domeinspecifieke informatie met nadruk op syntaxis en structuur, terwijl TOOI vooral gericht is op het beheren en gebruiken van waardenlijsten en identifiers voor overheidsorganisaties binnen informatiemodellen. Op de website van het Nationaal Archief gepubliceerde bijlage Relatie MDTO en TOOI wordt dit verder toegelicht.

MDTO is geen internationale standaard, maar sluit wel aan bij de volgende internationale standaarden:

• NEN-ISO 23081 Metagegevens voor het beheer van archiefstukken
• NEN-ISO 15836 Dublin Core Dublin Core (DC
• Records in Contexts (RiC) RiC

Omdat de context van iedere organisatie verschilt, is het niet mogelijk om in generieke zin iets te zeggen over de kosten van implementatie van MDTO. Dit hangt af van de mate waarin een organisatie al metagegevens vastlegt en/of standaarden gebruikt.
Daarnaast is MDTO afgestemd op de eisen uit de Archiefwet, en helpt het organisaties om aan de Archiefregeling te voldoen, zonder dat zij zelf een metagegevensschema, XML-schema of SIP-specificatie hoeven te ontwikkelen. Relevant voor MDTO is dat in de nieuwe Archiefregeling het onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen documenten verdwijnt. Hierdoor moeten ook aan te vernietigen documenten bepaalde metagegevens worden gekoppeld. MDTO maakt dit onderscheid al niet en sluit daarmee goed aan bij de nieuwe regeling. MDTO ondersteunt daarmee overheidsorganisaties bij het duurzaam toegankelijk houden van zowel blijvend te bewaren informatie, als volgens de nieuwe Archiefregeling, te vernietigen informatie.

Ook ondersteunt MDTO de Woo, maar indirect. MDTO verbetert het vastleggen en uitwisselen van informatie, wat de naleving van de Woo vergemakkelijkt doordat informatie beter vindbaar, duurzaam toegankelijk en begrijpelijk wordt gemaakt. Woo-verzoeken kunnen hierdoor efficiënter worden afgehandeld, omdat een duidelijke structuur voor beperkingen en de bijbehorende metadata de basis vormt voor het naleven van informatiebeheerregels.

4.2 Open standaardisatieproces

De toetsingsprocedure wijst uit dat het beheer van MDTO niet volledig voldoet aan het criterium ‘Open standaardisatieproces’.
Het specificatiedocument voor MDTO is publiek en kosteloos beschikbaar. De documentatie over het ontwikkel- en beheerproces is kosteloos beschikbaar op de website van het Nationaal Archief en op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Op de website van het Nationaal Archief is algemene informatie over de ontwikkeling en het beheer van kennisproducten te vinden.

Besluitvorming omtrent ontwikkeling, beheer en herziening van de standaard gebeurt in consensus door de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief. Het besluitvormingsproces is in principe toegankelijk voor alle belanghebbenden. De werkwijze is beschreven in het beheerdocument. Wel signaleert het Forum Standaardisatie dat de transparantie in de praktijk beperkt is: vaak is alleen inzage mogelijk in vergaderdata en -stukken, terwijl de lange-termijnagenda pas achteraf beschikbaar wordt gesteld. Ook is de exacte besluitvormingsprocedure voor sommige belanghebbenden niet altijd duidelijk of gemakkelijk vindbaar. Nationaal Archief heeft als beheerorganisatie het beheerproces op basis van BOMOS ingericht.
De huidige manier waarop de afzonderlijke modules van MDTO zijn ontsloten – namelijk door de afzonderlijke specificatiedocumenten samen te voegen op de webpagina van MDTO versie 1.0 zoals aangemeld bij Forum Standaardisatie – is niet de meest transparante of gebruiksvriendelijke wijze van communiceren. Forum Standaardisatie is van mening dat het op dit moment onduidelijk is welk versiebeleid precies geldt voor de verschillende onderdelen van MDTO. Het Nationaal Archief werkt aan de verbetering van de versionering, zodat zowel het beheer als de communicatie over versies eenduidiger en consistenter wordt. Daarnaast is de ontsluiting van de modules niet optimaal; de huidige wijze van samenvoegen van documentatie maakt het moeilijk inzichtelijk welk onderdeel tot welke versie behoort.

Forum Standaardisatie geeft aan dat er behoefte is aan meer ondersteuning, zoals een handreiking, meer voorbeelden, en uitgebreidere documentatie.

4.3 Draagvlak

De toetsingsprocedure wijst uit dat MDTO voldoet aan het criterium ‘Draagvlak’. De aanmelding van MDTO bij het Forum Standaardisatie is een actiepunt van BZK/OCW en de medeoverheden zoals genoemd in de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren van de staatssecretaris Koninkrijksrelaties en Digitalisering (kabinet Rutte IV). De aanmelding wordt ondersteund door programma Open Overheid en de koepelorganisaties van decentrale overheden (o.a. VNG, IPO en UvW). De aanmelding wordt ondersteund door programma Open Overheid en de koepelorganisaties van decentrale overheden (o.a. VNG, IPO en UvW).

Bij de ontwikkeling van MDTO zijn meerdere leveranciers betrokken geweest, bijvoorbeeld in de redactiegroep. Een relatief kleine groep van leveranciers ondersteunt het gebruik van MDTO. Dit wordt door de Forum Standaardisatie niet als een blokkade gezien voor draagvlak.

Op het platform KIA is een Kennisindex MDTO beschikbaar, hier staat ook een aantal voorbeelden van organisaties die MDTO toepassen of hebben toegepast waarvan sommige voorbeelden al weer een aantal jaar oud zijn, waaronder ministerie van Defensie, de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, gemeente Den Haag, gemeente Heusden, gemeente Utrecht en het Regionaal Archief Rivierenland.

In de monitor 2021-2022 van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (OE) blijkt dat van de 150 organisaties met een metagegevensschema, bij 67 daarvan MDTO (deels) als basis dient. Aangezien MDTO in 2021 is vastgesteld, wordt verwacht dat dit aantal sindsdien is toegenomen. Daarnaast zullen nieuwe landelijke en rijksbrede voorzieningen gebruik maken van MDTO of gebruik van MDTO ondersteunen. Een voorbeeld is het rijksbrede lakprofiel (onderdeel van Woo-Doeth), waarbij lakregels en presentatie naar de aanvrager eenduidig wordt. Een metadataschema is hier onderdeel van en hiervoor wordt naar MDTO gekeken als basis.

4.4 Opname op de lijst bevordert adoptie

De toetsingsprocedure wijst uit dat MDTO voldoet aan het criterium ‘Opname op de lijst bevordert adoptie’. Het verplichten (‘Pas toe of leg uit’) van MDTO kan zorgen voor meer bekendheid van de standaard. Overheidsorganisaties moeten de standaard gaan uitvragen bij aanschaf van desbetreffende ICT-diensten en -producten of weloverwogen toelichten waarom ze dit niet doen. MDTO is een nieuwe standaard en de huidige adoptie binnen bepaalde overheidslagen is nog beperkt, maar geniet wel draagvlak. Door opname op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst zal de aanmelder de adoptieondersteuning kunnen intensiveren omdat de standaard dan momentum zal krijgen. In 2025 intensiveert het Nationaal Archief sowieso de ondersteuning voor de implementatie van MDTO. Het Nationaal Archief heeft in samenwerking met de VNG, meerdere leveranciersbijeenkomsten georganiseerd over het DUTO-raamwerk en is voornemens leveranciersbijeenkomsten te organiseren over het DUTO-raamwerk en MDTO.

Er wordt met het Leerhuis Informatiehuishouding gesproken over de organisatie van een webinar. Daarnaast vindt een digitaal spreekuur over MDTO plaats. Verder verzorgt het Nationaal Archief presentaties aan individuele organisaties, zoals bij de Rijkscultuurfondsen. Deze worden gegeven op aanvraag. Voor het ophalen van gebruiksgegevens MDTO voor de Monitor Open Standaarden zou gebruik kunnen worden gemaakt van bestaande monitoring door inspecties en koepelorganisaties van decentrale overheden.

5 Adviezen bij opname van de standaard

Het Forum Standaardisatie geeft de volgende adviezen bij plaatsing van MDTO op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst:

1. Aan minBZK om binnen een jaar de onderlinge relaties tussen verschillende metadatastandaarden in kaart te brengen (bij voorkeur via een vaststellingsprocedure) en te presenteren op een duidelijke, bij voorkeur visuele wijze.
2. Aan het Nationaal Archief om binnen een jaar te voorzien in een goede koppeling met bestaande begrippen, informatie- en gegevensmodellen en getypeerde onderwerpen. MDTO heeft een grote kans om relevantie te vergroten door duidelijk te maken hoe te verwijzen naar gepubliceerde begrippen in de begrippencatalogus- en typeringen.
3. Aan het Nationaal Archief om binnen een jaar materialen te (her)ontwikkelen en beschikbaar te stellen ter ondersteuning om MDTO laagdrempeliger toegankelijk te maken voor verschillende gebruikersgroepen om zo de kans op adoptie van MDTO te verhogen. Het betreft materialen:
   1. specificatiedocument in eenvoudiger verwoording.
   2. meer materialen ter ondersteuning bij de implementatie van MDTO, zoals handreikingen, meer voorbeelden en uitgebreidere documentatie.
   3. validatietest om de conformiteit van de implementatie van MDTO te (laten) toetsen.
   4. Aan het Nationaal Archief om binnen een jaar de exacte besluitvormingsprocedure voor belanghebbenden duidelijker en makkelijk vindbaar te maken.
   5. Aan het Nationaal om binnen een jaar het versioneringsbeleid en het beheer ervan eenduidig en coherent te maken en te publiceren.