Document icoon

Alle informatie op websites van de overheid moet op 23 september 2020 toegankelijk zijn voor mensen met een functiebeperking. Dit is vastgelegd in het tijdelijk besluit toegankelijkheid digitale overheid en geldt ook voor de documenten op websites.

De overheid publiceert veel documenten in PDF die vaak niet voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen. Een toegankelijke PDF maken is niet makkelijk omdat PDF een complex formaat is. Ook moeten documenten vaak nog aan andere eisen voldoen, bijvoorbeeld aan de Archiefwet.

Deze themapagina verwijst naar bronnen die uitleggen wat een toegankelijke PDF is en hoe je een PDF (duurzaam) toegankelijk maakt.

Wanneer is een PDF toegankelijk?

We zien PDF vaak als één bestandsformaat maar PDF kent veel verschillende versies. De International Organization for Standardization (ISO) onderhoudt de standaardformaten PDF 1.7 en 2.0. ISO publiceert hiervan afgeleide PDF standaardformaten voor specifieke toepassingen zoals PDF/UA voor universele toegankelijkheid en PDF/A voor duurzame toegankelijkheid.

De ISO standaard PDF/UA specificeert waar een PDF bestand aan moet voldoen om digitaal toegankelijk te zijn (/UA staat voor "universal accessibility"). De PDF/UA criteria komen overeen met de WCAG 2.0 toegankelijkheidsrichtlijnen die deel uitmaken van de verplichte standaard Digitoegankelijk. Een PDF/UA document moet bijvoorbeeld 'tags' bevatten en een logische leesstructuur hebben; afbeeldingen moeten voorzien zijn van een alternatieve tekst; lettertypen moeten in het document ingebed zijn; tabellen moeten een duidelijke kop (rij of kolom) hebben en eenduidig te interpreteren zijn; informatie mag niet alleen door kleur, vorm of contrast worden gerepresenteerd.

Hoe maak je een PDF toegankelijk?

De website van het Nederlandse expertisecentrum voor digitale toegankelijkheid digitoegankelijk.nl legt uit waar een PDF aan moet voldoen om toegankelijk te zijn. Een wat ouder maar nog altijd relevant document beantwoordt veel gestelde vragen over PDF en toegankelijkheid.

De meeste PDF documenten worden gemaakt door bewerkbare brondocumenten (.docx, .xlsx, .pptx, .odt, .ods, .odp) met gangbare kantoorapplicaties (Microsoft® Office of LibreOffice™) te exporteren naar PDF.  Hier vind je informatie over hoe je toegankelijke PDF documenten aanmaakt met gangbare kantoorsoftware:

Dezelfde bronnen geven ook informatie over hoe je een bestaand PDF bestand nabewerkt zodat het toegankelijk wordt.

Ook zijn er (gratis) hulpmiddelen beschikbaar:

  • De PDF toegankelijkheidschecker PAC3 van de Zwitserse Stiftung zur behindertengerechten Technologienutzung. Dit is software die geïnstalleerd moet worden, maar de installatie is eenvoudig.
  • De online PDF toegankelijkheidschecker van Europese project 'European Internet Inclusion Initiative'.
  • Ook bestaat er een PDF/A checker voor duurzaam toegankelijke PDF van het Europese project VeraPDF.

Let op: gebruik online checkers van derden niet voor vertrouwelijke documenten.

Toegankelijk en geschikt voor archivering: kan dat?

Ja. Het ISO standaardformaat PDF/A richt zich op duurzame toegankelijkheid (/A staat voor "archief"). Een PDF/A bestand bevat alle onderdelen van de pagina's waaruit een document bestaat inclusief tekst, lettertypen, afbeeldingen en opmaak. Het maakt geen gebruik van de kleurenschema's, lettertypen of beveiligingstechniek van een bepaalde reader, printer of leverancier. Daardoor blijven PDF/A documenten ook op apparaten en readers van de toekomst leesbaar.

Een document kan tegelijk aan de standaarden PDF/UA en PDF/A voldoen en dus zowel universeel toegankelijk als duurzaam toegankelijk zijn.

PDF/A kent drie versies met oplopende functionaliteit: PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF/A-3. Daarnaast geeft de kwalificatie a, u of b hoeveel informatie het bestand bevat voor navigatie, zoeken en voorleessoftware. Een PDF/A-1a of PDF/A-2a bestand bevat voldoende structuur om te voldoen aan de Europese en Nederlandse toegankelijkheidswetgeving. PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-1u en PDF/A-2u bestanden bevatten hiervoor doorgaans onvoldoende structuur. PDF/UA is te combineren met PDF/A-2a omdat beide specificaties compatibele eisen op het standaardformaat PDF 1.7 beschrijven.

Hoe verder?

Het toegankelijk maken van overheidsinformatie kun je niet alleen op de Webredactie afschuiven. Heel veel PDF documenten op overheidswebsites ontstaan op het bureau van (beleids)medewerkers en leveranciers. Het publiceren van toegankelijke PDF is een organisatie-brede, zelfs bestuurlijke uitdaging.

Met bewustzijn, discipline en de juiste softwareondersteuning is het best mogelijk om toegankelijke PDF documenten te publiceren. Dit vraagt dat alle medewerkers van de organisatie beseffen dat toegankelijkheid een wettelijke eis is, en dat ze begrijpen wat een toegankelijk (en een ontoegankelijk) document is. Vraag je ICT dienstverlener om de juiste hulpmiddelen:

  • Kantoorsoftware die documenten in een toegankelijk standaardformaat zoals PDF/UA kan publiceren.
  • Een preflight (web)applicatie waarmee je kan controleren of een document voldoet aan de wettelijk verplichte toegankelijkheidsrichtlijnen.
  • Huisstijl sjablonen die het gemakkelijker maken om toegankelijke documenten te produceren.

Eis van leveranciers (bijvoorbeeld grafisch ontwerpers) dat ze documenten aanleveren die voldoen de wettelijk verplichte toegankelijkheidsrichtlijnen.

Het expertisecentrum voor digitale toegankelijkheid digitoegankelijk.nl kan helpen met vragen over toegankelijkheid van websites en documenten. Voor vragen over de standaarden zoals PDF/UA, PDF/A-1 en PDF/A-2 kun je terecht bij het Bureau Forum Standaardisatie, info@forumstandaardisatie.nl of 070-8887776.