PDF A2

Over de standaard

Beschrijving

Formaat documentpublicatie en archivering

Lijst status
Verplicht (pas toe leg uit)

Uitleg

Nut

PDF A2 is een open standaardformaat voor de uitwisseling van documenten waarvan de pagina opmaak vastligt. Het uitgangspunt van PDF A2 is dat gebruikers documenten kunnen uitwisselen, bekijken en afdrukken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze worden aangemaakt, bekeken of afgedrukt. PDF A2 kan worden gebruikt als PDF A1 onvoldoende functionaliteit biedt, bijvoorbeeld als het document een scan bevat of bestaat uit verschillende transparante lagen.

Werking

Een PDF A2 document bevat een complete beschrijving van de pagina's waaruit het document bestaat, inclusief tekst, fonts, afbeeldingen en opmaak. Een PDF A2 document heeft alle informatie in zich (zoals de gebruikte lettertypen) die nodig is om het weer te geven ongeacht de gebruikte applicatie, ook in de toekomst. PDF A2 is een gereduceerde versie van de gerelateerde standaard PDF 1.7. Daardoor heeft het een actuelere functionaliteit dan PDF A1 dat op de oudere PDF 1.4 versie gebaseerd is, maar is het ook wat minder geschikt voor duurzaam toegankelijke documenten.

Waarvoor geldt de verplichting

Bij een investering in systemen en software waarbij niet- of beperkt-reviseerbare documenten worden aangemaakt, bewerkt, gepubliceerd of gearchiveerd (bijvoorbeeld office pakketten, multifunctionele printer-scanners of documentgeneratiesystemen).

Trefwoorden
Archivering
Documentformaat

Detailinformatie

Beheerorganisatie
NEN
Uitstekend beheer
Nee
Volledige naam
A2 Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A)
Version
ISO 19005-2

Inkoop

Sjabloon-bestektekst

Voor Inkoop zal PDF A2 met name voorkomen onder de volgende categorieën en CPV codes:

  • 48000000-8 Software en informatiesystemen
  • 48300000-1 Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit
  • 72212300-2 Diensten voor ontwikkeling van software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit
  • 72512000-7 Documentbeheerdiensten
  • 72330000-2 Diensten voor inhouds- of datastandaardisatie en –classificatie
  • 30232100-5 Printers en plotters
  • 48773000-7 Printersoftware-faciliteiten
  • 48824000-0 Printerservers
  • 30216110-0 Scanners voor computergebruik
  • 48318000-0 Scannersoftware
  • 79999100-4 Scanningsdiensten

Implementatie

Hulpmiddelen

Forum Standaardisatie heeft samen met NOiV een handreiking open documentformaten gepubliceerd.

Conformiteitstest

Het Europese project PREFORMA heeft een open source PDF/A checker gepubliceerd:

Daarnaast zijn online de volgende PDF checkers beschikbaar:

 

Toelichting

Door de jaren zijn er verschillende versies van PDF gepubliceerd voor verschillende toepassingen. Daardoor heeft PDF meer dan één standaard.
De standaardisatie organisatie ISO heeft de PDF A1 en PDF A2 standaarden gepubliceerd met het oog op duurzame toegankelijkheid. Van deze twee is PDF A1 het meest duurzaam toegankelijke formaat. Maar een document dat bestaat uit een scan of dat een ingewikkelde opmaak heeft, bijvoorbeeld met verschillende transparante lagen, kan moeilijk in PDF A1 formaat op te slaan zijn. Indien het onmogelijk is om er een PDF A1 van te maken, dan is het PDF A2 formaat ook acceptabel.

Domein
Document & (Web)Content

Forum-adviezen

Adoptieadviezen

Bij de opname op de "pas toe of leg uit"-lijst deed het College Standaardisatie de volgende oproepen ten aanzien van de adoptie van de standaard:

  1. Het oproepen van PDF/A Competence Center om in samenwerking met Bureau Forum Standaardisatie en betrokken experts de ‘Handreiking Open Documentformaten voor de Overheid’ aan te passen aan de laatste stand van zaken ten aanzien van het PDF-formaat.
  2. Het oproepen van verantwoordelijke ministeries om in de toekomst - bij verwijzingen in wet- en regelgeving naar PDF als formaat voor indiening of publicatie - te verwijzen naar documentformaten op de lijst voor ‘pas toe of leg uit’.

 

Toetsingsinformatie

Functioneel toepassingsgebied

Het uitwisselen en publiceren van niet- of beperkt-reviseerbare documenten, waarbij duurzame toegankelijkheid van belang is en waarbij PDF/A-1 als standaard niet voldoet vanwege gebrek aan functionaliteit.

Organisatorisch werkingsgebied

Overheden, semi-overheden en instellingen in de publieke sector.

Toelichting bij opname

PDF A1 en A2 zijn afzonderlijk getoetst, vandaar dat van beide versies toets-documentatie beschikbaar is.

Datum van aanmelding
27-10-2011
Datum van besluit
15-06-2012
Europese status (MSP)
Ja