Over de standaard

Beschrijving

Formaat documentpublicatie en archivering

Lijst status
Verplicht (pas toe leg uit)

Uitleg

Nut

PDF A1 is een open standaardformaat voor de uitwisseling van documenten waarvan de pagina opmaak vastligt. Het uitgangspunt van PDF A1 is dat gebruikers documenten kunnen uitwisselen, bekijken en afdrukken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze worden gecreëerd, bekeken of afgedrukt. PDF A1 is bovendien een duurzaam toegankelijk formaat, dat ook in de toekomst kan worden geopend met de software die dan gangbaar is.

Werking

Een PDF A1 document bevat een complete beschrijving van de pagina's waaruit het document bestaat, inclusief tekst, fonts, afbeeldingen en opmaak. Een PDF A1 document heeft alle informatie in zich (zoals de gebruikte lettertypen) die nodig is om het weer te geven ongeacht de gebruikte applicatie, ook in de toekomst. Een PDF A1 document is niet afhankelijk van applicatie specifieke functies. Daardoor blijven PDF A1 documenten duurzaam toegankelijk.

Waarvoor geldt de verplichting

Bij een investering in systemen en software waarbij niet- of beperkt-reviseerbare documenten worden aangemaakt, bewerkt, gepubliceerd of gearchiveerd (bijvoorbeeld office pakketten, multifunctionele printer-scanners of documentgeneratiesystemen).

Trefwoorden
Archivering
Documentformaat

Detailinformatie

Beheerorganisatie
NEN
Uitstekend beheer
Nee
Volledige naam
A1 Documentbeheer - Elektronische bestandsformaat document voor langdurige bescherming - Gebruik van PDF 1.4 (PDF/A-1)
Version
NEN-ISO 19005-1:2005

Inkoop

Sjabloon-bestektekst

Voor Inkoop zal PDF 1.7 met name voorkomen onder de volgende categorieën en CPV codes:

  • 48000000-8 Software en informatiesystemen
  • 48300000-1 Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit
  • 72212300-2 Diensten voor ontwikkeling van software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit
  • 72512000-7 Documentbeheerdiensten
  • 72330000-2 Diensten voor inhouds- of datastandaardisatie en –classificatie
  • 30232100-5 Printers en plotters
  • 48773000-7 Printersoftware-faciliteiten
  • 48824000-0 Printerservers
  • 30216110-0 Scanners voor computergebruik
  • 48318000-0 Scannersoftware
  • 79999100-4 Scanningsdiensten

Implementatie

Hulpmiddelen

Forum Standaardisatie heeft samen met NOiV de Handreiking Open Documentformatengepubliceerd.

Conformiteitstest

Het Europese project PREFORMA heeft een open source PDF/A checker gepubliceerd:

Daarnaast zijn online de volgende PDF checkers beschikbaar:

 

Toelichting

Door de jaren zijn er verschillende versies van PDF gepubliceerd voor verschillende toepassingen. Daardoor heeft PDF meer dan één standaard.
De standaardisatie organisatie ISO heeft de PDF A1 standaard gepubliceerd met het oog op duurzame toegankelijkheid. PDF A1 heeft niet de volledige functionaliteit van PDF 1.7 of PDF A2, maar is wel geschikter als duurzaam toegankelijk formaat. Ook is PDF A1 beter toegankelijk te maken voor mensen met een functiebeperking. We adviseren daarom het gebruik van PDF A1 boven het gebruik van PDF A2 of PDF 1.7.

Domein
Document & (Web)Content

Adoptieadviezen

Adoptieadviezen

Bij de opname op de "pas toe of leg uit"-lijst deed het College Standaardisatie de volgende oproepen ten aanzien van de adoptie van de standaard:

  1. Het oproepen van PDF/A Competence Center om in samenwerking met Bureau Forum Standaardisatie en betrokken experts de ‘Handreiking Open Documentformaten voor de Overheid’ aan te passen aan de laatste stand van zaken ten aanzien van het PDF-formaat.
  2. Het oproepen van verantwoordelijke ministeries om in de toekomst - bij verwijzingen in wet- en regelgeving naar PDF als formaat voor indiening of publicatie - te verwijzen naar documentformaten op de lijst voor ‘pas toe of leg uit’.

 

Toetsingsinformatie

Functioneel toepassingsgebied

Het uitwisselen en publiceren van niet- of beperkt-reviseerbare documenten, waarbij duurzame toegankelijkheid van belang is.

Organisatorisch werkingsgebied

Overheden, semi-overheden en instellingen in de publieke sector.

Toelichting bij opname

PDF A1 en A2 zijn afzonderlijk getoetst, vandaar dat van beide versies toets-documentatie beschikbaar is. 

Datum van aanmelding
27-10-2011
Datum van besluit
15-06-2012
Europese status (MSP)
Ja