Intake
Doel
Het doel van de intake is om uit te sluiten dat een standaard in procedure genomen wordt die op voorhand niet in aanmerking komt voor opname op de lijsten met open standaarden.
Daarnaast is het doel van de intake het bepalen van de intensiteit van het uit te voeren onderzoek naar de aangemelde standaard.
Tot slot is het doel van de intake om de indiener op de hoogste te stellen van de procedure en zijn/haar rol, zodat deze weet wat hij of zij kan verwachten.
Wat & Wie
Alvorens een intakegesprek wordt gepland, voert het Bureau een administratieve controle uit. Hierbij wordt gekeken of het aanmeldformulier volledig is ingevuld. Indien dit niet het geval is wordt de indiener verzocht dit aan te vullen. Is het resultaat van de administratieve controle positief, dan wordt met de indiener contact opgenomen voor het plannen van een intakegesprek.
Tijdens het intakegesprek bespreekt het Bureau de informatie op het aanmeldformulier met de indiener en heeft de indiener de gelegenheid om toelichting te geven op de aanmelding. Naast het intakegesprek voert het Bureau tijdens de intakefase zelf een licht verkennend onderzoek uit.
Hierbij komt het Bureau tot een eerste beoordeling van de standaard op basis van criteria voor inbehandelname en de inhoudelijke criteria. De bevindingen worden vastgelegd in een intakenotitie. Deze notitie bevat een advies over de te nemen vervolgstappen. Hierbij bestaat een aantal opties. Er kan geadviseerd worden de standaard in procedure te nemen of de standaard niet in procedure te nemen. Daarnaast komt het voor dat de behandeling van de aanmelding tijdelijk wordt aangehouden om de indiener in de gelegenheid te stellen om eventuele aanvullende informatie aan te leveren of een of meer knelpunten aan te pakken.
Daarnaast bevat de intakenotitie een advies over de lijst waarvoor de standaard in behandeling wordt genomen. Dit kan afwijken van de op het aanmeldformulier genoemde lijst als tijdens de intake blijkt dat de andere lijst meer passend is voor de standaard.
Voor standaarden die in behandeling worden genomen bevat de notitie ook een advies over intensiteit van het uit te voeren onderzoek. Deze intensiteit is afhankelijk van het type aanmelding (zie onder "1. Aanmelding"). Bij een nieuwe versie van een al op een lijst voorkomende standaard zal bijvoorbeeld in de regel met een lichtere toetsing kunnen worden volstaan dan voor een geheel nieuwe standaard.
Het Forum Standaardisatie neemt op basis van de intakenotitie het besluit over het in procedure nemen van de standaard. Het Bureau neemt hierna contact op met de indiener, koppelt de beslissing van het Forum terug en maakt zo nodig additionele afspraken met de indiener voor het vervolg van de procedure.
Termijn
De planning van het intakegesprek is afhankelijk van het aantal aanmeldingen dat bij het Bureau binnenkomt en de beschikbaarheid van de indiener. Het streven is om het intakegesprek binnen vier weken na aanmelding te laten plaatsvinden. Het Forum Standaardisatie komt zes keer per jaar bij elkaar voor overleg en besluitvorming. Vanwege beperkte capaciteit en middelen kan het Forum genoodzaakt zijn om standaarden niet direct in behandeling te nemen.
Resultaat
Het resultaat van deze fase bestaat uit een besluit van het Forum Standaardisatie over of en hoe de aangemelde standaard in behandeling wordt genomen.
